Оцифровать документы

Быстро и удобно

Главное преимущество оцифрованного архива – скорость и удобство поиска нужной информации. При грамотной классификации и структуризации необходимые документы можно найти за несколько минут. Поиск возможен разными способами — по категориям, дате составления, автору или сразу нескольким атрибутам. Также возможно осуществить поиск по содержимому, что, конечно, удобнее по сравнению с традиционными папками и стеллажами.

Для эффективной работы такой информационной сети особое внимание в процессе ретроконверсии уделяют атрибутированию, индексированию цифровых документов, а также формированию базы данных.

Как это делается на практике

Для произведения сканирования необходимо иметь сканирующее устройство и компьютер. Комп подключается к сканеру, устанавливаются драйверы. После, аппарат появится в списке подключенного оборудования в Windows, а значит, можно сканировать.

Затем, чтобы получить скан, нужно следовать инструкции:

1. При включенной технике поднимается верхняя крышка и делается укладка сканируемого предмета. Отпечатанная сторона должна смотреть вниз. Если документ двухсторонний, то после первого сканирования нужно произвести второе, предварительно перевернув носитель. На корпусе в углу есть пометка (стрелка), которая означает, что лист нужно класть именно туда. Также может быть разметка, которая помогает сканировать небольшие альбомные страницы, а маленькие, например, фото 10×15.
2. После, на компе открывается программа для сканирования, где нажимается соответствующая кнопка. Далее задаются характеристики будущего скана (качество, цветность, формат). Затем нужно нажать кнопку для старта сканирования и дождаться завершения, пока не предложить назвать скан и выбрать директорию для сохранения.

Самым легким способом сканирования является использование стандартного мастера. В оснастке «Устройства и принтеры» нужно кликнуть по значку сканера или МФУ правой кнопкой мышки и выбрать нужный пункт для начала.

Но помните, что такое сканирование сильно ограничено, для сохранения доступны не все форматы файлов, нет функций распознавания текста со сделанного изображения и т. д.

Надежно и безопасно

Еще один веский аргумент в пользу оцифровки документов – защита и безопасность. В отличие от бумажных оригиналов, «цифра» не изнашивается и хранится на протяжении неограниченного времени. Кроме того, в цифровых архивах реализованы надежные механизмы защиты содержимого от намеренного или случайного удаления, а также повреждения. Информацию невозможно удалить по ошибке. Многоуровневый контроль исключает доступ к информации лиц, не обладающих соответствующими правами. В целях максимальной защищенности и сохранности данных используется технология резервного копирования базы.

Многопользовательский доступ — незаменимое преимущество в ситуации, когда с архивными документами работает одновременно несколько сотрудников, в том числе в разных структурных или территориально-распределенных подразделениях. Если в случае с бумажными оригиналами не избежать копирования или сканирования с последующей доставкой, с «цифрой» такой проблемы не существует.

К слову, это не только упрощает бизнес-процессы, но и исключает ситуации бесконтрольного копирования или сканирования конфиденциальных документов. Достаточно настроить права доступа, и работать с документацией смогут только те сотрудники, у которых есть полномочия. При этом получить доступ можно, не вставая с рабочего места. Более того, при наличии прав, работать с цифровыми документами возможно из любой точки мира, используя компьютер или другие электронные устройства. Все, что нужно – стабильное интернет-подключение.

Поиск за секунды

Если для того, чтобы найти и сделать ксерокопию документа с нужным номером, находящегося в бумажном архиве, может тратиться огромное количество драгоценного рабочего времени, то с использованием цифрового архива данная задача будет решена буквально за одну-две секунды. При этом такое время нужно на поиск нужного документа и на его печать.

Любая фирма, организация буквально ежедневно отправляет контрагентам документы, которые так нужны для сопровождения сделок. Если будет выполнена

и вы, и ваши сотрудники в любой момент смогут с легкостью отправить по электронной почте любой нужный документ, а если нужно будет, то и быстро отпечатать.

Чем больше организация, тем сложнее ее документооборот

Cледовательно, и в архиве хранится просто огромное количество документов. Если просуммировать, сколько рабочего времени за год уходит на поиски оригинальных документов в архивах, а также снятие их копий, получается приличная сумма. Если же будет выполнена оцифровка архивов, то есть их переведут в электронный вид, эта сумма уменьшится в несколько раз.

Наше профессиональное оборудование дает возможность сканировать документы в потоковом режиме ежедневно со скоростью до четырехсот тысяч страниц А4.

Оцифровка архива – это удобнее, чем хранить документы в бумажном варианте

Ведь содержимое нескольких десятков тысяч папок можно с легкостью уместить на одном жестком диске. Следует также знать, что электронный архив – это еще и практично, так как намного проще управление электронными документами. Когда будет выполнена оцифровка документов, они сразу же станут доступными частным лицам и организациям, причем сразу сотням. Это и стало причиной того, что на сегодняшний день во всем мире переходят к электронным носителям. Это поможет сохранить информацию, а также сделать ее доступной для многих.

Документ в оцифрованном виде — это удобно и практично. Данная услуга приобретает популярность ввиду перехода компаний на электронный документооборот. Клиенты часто обращаются в наш копировальный центр и интересуются, что такое оцифровка архивов. Мы подробно рассказываем им как проходит данная процедура, и о том, какие плюсы она имеет. Среди последних можно отметить то, что оцифрованные документы:

• не занимают лишнего места;
• легко редактируются;
• находятся в упорядоченном состоянии – что позволяет быстро производить поиск определенной информации

При необходимости можно скопировать и распечатать любой файл. Все это займет всего несколько минут.

Процесс оцифровки документов довольно сложный, требующий внимательности и ответственности. Для начала наши специалисты проводят подготовительную работу, выполняют расшивку, а после (сшивку, в некоторых случаях). Затем устраняют механические повреждения – заломы на документе, после чего происходит непосредственно сканирование, и уже после – сверка результата оцифровки с исходным образцом. Таким образом, оцифровка архивных документов может быть выполнена исключительно профессионалом, который знает все тонкости этой работы и имеет соответствующий опыт.

Как происходит процесс сканирования

Опишем принцип действия планшетного сканера, который наиболее распространен.

1. Под верхнюю крышку сканера или принтера (МФУ) кладется лист бумаги или другой носитель заполненной стороной вниз на стекло. Сканировать можно листы любого размера. Например, если сканер формата А4, тогда получится сделать скан меньшего размера. Оцифровать получится не только бумагу, можно также перевести в электронный документ тонкий пластик или другой подобный материал. Возможно сканировать также полноценные книги.
2. После запуска сканирования на компьютере начинается приведение в движение механизмов устройства.
3. Под прозрачным стеклом находится лампа, которая проходит по периметру всей рабочей области. Движение приводится моторчиком.
4. Информация с документа посредством множества зеркал попадает на специальную матрицу.
5. Далее информацию принимает на себя аналого-цифровой преобразователь, который после передает ее компьютеру. Так на ПК и отображается готовый отсканированный документ.

Инструкция по сканированию для пользователя очень подробно описана в статье «как сканировать документ».

Оцифровка документов в цифровизации государства и бизнеса

Автоматическая обработка бумажных документов и аккуратный перенос данных из них в информационную систему — значительная точка для оптимизации различных процессов в бизнесе и государстве. 

Большие компании и ведомства сталкиваются с грандиозными потоками документов. Это бухгалтерская первичка, трудовые документы, паспорта, договоры, комплекты кредитных документов (ипотечный конвейер), акты, обращения граждан и т.д.

Даже если часть этих взаимоотношений уже перевели в электронный вид, другая часть всё равно остаётся в бумаге. А где-то (госведомства, обращения граждан, регистрация сделок с недвижимостью и т.д.) уйти от бумаги пока не представляется возможным. 

Кроме того, и у бизнеса, и у государства накоплены колоссальные объёмы архивных единиц, которые они обязаны хранить и следить за их сохранностью. Тут можно вспомнить недавнее поручение президента, которое он дал Росархиву, РАН и Минцифре — подумать об оцифровке архивных фондов РФ с применением технологий искусственного интеллекта.

Автоматическая оцифровка и анализ документов — это не только способ порезать «косты» на обработку данных вручную, но и принципиальный момент в автоматизации госуслуг, где весомую роль отводят концепции автоматического межведомственного взаимодействия на основе реестров данных. 

Согласно задумке, обмен информацией между государственными ведомствами должен происходить автоматически, на основе взаимодействия баз данных, реестров. Роль людей в процессе значительно снизится. Как следствие, время оказания госуслуг гражданам должно существенно сократиться. Появятся проактивные госуслуги.

Важный этап, который надо пройти — это наполнить реестры качественной и непротиворечивой информацией. Для этого нужно оцифровать архивы и научиться работать с нетривиальными комплектами документов. Это как раз и есть рынок для сложных систем распознавания и анализа, где теперь остаются только игроки из реестра отечественного ПО.

Оцифровка видео

Завалялись старые видеокассеты с семейным видео? Плёнка ещё не размагнитилась окончательно? Значит, понадобится пишущий DVD-плеер или TV-тюнер — устройство с аналого-цифровым преобразователем, способное осуществлять захват сигнала с аналоговых телевизора, видеомагнитофона, камеры.

TV-тюнер, как правило, даёт более качественный результат и позволяет осуществлять настройки параметров видео. Он может быть:

• внутренним, т.е. в виде платы, вставляемой в системный блок;
• внешним, т.е. в виде отдельного устройства (для подключения к ноутбукам).

В комплекте с тюнером предоставляется софт для операционных систем Windows и Mac OS. Устанавливать его можно смело — будут и драйверы, и нужные пользовательские приложения.

Более того, при наличии драйверов оцифровку в разных форматах (используя разные кодеки) можно производить с помощью любого толкового видеоредактора, необязательно «родной» программы.

А вот пользователям Ubuntu повезло не так сильно. По крайней мере, на данном этапе развития свободных ОС.

Замечание 3

Самым продвинутым приложением для GNU/Linux, умеющим осуществлять аудио- и видеозахват, считается TVTime. Однако прежде чем приобретать дополнительное «железо», следует изучить раздел «supported cards» на сайте разработчиков tvtime.sourceforge.net. Там рассказывается, какие платы как работают, какие драйверы в каком ядре Linux есть и хорошо ли они функционируют с теми или иными моделями.

Обладателям портативных устройств (ноутбуков и нетбуков) жить легче. Установили TVTime, отправились с компьютером в магазин — и проверили прямо там, поддерживает ли ядро Linux что-нибудь из предлагаемого ассортимента внешних TV-тюнеров.

В настройках программы желательно указать частую расстановку ключевых кадров (это полноценные картинки, между ними — только информация об их изменении, о движениях.) Пусть файл получится чуть больше, но прокручивать видео (и особенно редактировать) будет удобнее.

Впрочем, только на компьютере. Пишущий DVD-плеер и без дополнительных подсказок изготовит файлы со стандартными параметрами, вполне пригодные к употреблению.

Оцифровка звука

В простейшем случае линейный выход аналогового устройства (проигрывателя виниловых пластинок, например) подключается к микрофонному входу звуковой карты компьютера. Там происходит дискретизация — разбивка на кванты.

Каждый квант описывается битами, т.е. вышеупомянутыми нулями и единицами. Считывая эти биты, воспроизводящее устройство понимает, какие именно частоты нужно переводить обратно в аналоговый вид. Соответственно, чем больше битов выделено на каждый квант и каждую секунду, тем точнее описание.

Что касается программного обеспечения, в случае ограниченности бюджета, возможно, подойдёт кросс-платформенный свободный аудиоредактор Audacity.

Микрофоны, встроенные в карманные плееры, ноутбуки, сотовые телефоны, прицепленные к гарнитурам с наушниками, предназначены для передачи речи. Можно записать разговор и потом даже что-то разобрать при прослушивании, но особого качества звука не добьётесь.

Замечание 2

Если вы оборудуете домашнюю студию, и вам требуется микрофон для пения (для по-настоящему качественной передачи частот звукового диапазона), можно приобрести конденсаторный, подключаемый к порту USB. У него на борту есть собственный аналого-цифровой преобразователь.
Старайтесь при обработке звука в аудиоредакторе никогда не снижать частоту дискретизации и глубину описания звука (её ещё называют «разрешением»).

То есть, если вы оцифровали музыку с виниловой пластинки с глубиной описания $24$ бита, то при изготовлении CD Audio это значение снизится до стандартных $16$ бит. При этом появится такой паразитный сигнал как шум квантования (если софт не дорогой и не применялось сглаживание — «Dithering»).

Значит, для будущего создания музыкального компакт-диска, во избежание лишних проблем, целесообразнее оцифровывать звук сразу с $16$-битной глубиной.

ЗАЧЕМ оцифровывают

У музеев, архивов и библиотек одинаковая миссия — это коллекционирование, сохранение и представление культурного наследия. Все эти задачи как нельзя лучше помогает решить оцифровка коллекций. Помимо сохранения и представления коллекций, оцифровку часто проводят для:

• Предотвращение износа: Цифровые копии могут использоваться для предотвращения дальнейшего износа и повреждения оригинальных документов.
• Обмен и сотрудничество: Цифровые копии документов могут быть легко обменены между учреждениями и исследователями, способствуя сотрудничеству, обмену знаниями и совместным проектам.
• Уникальная историческая и культурная значимость: Коллекции, обладающие высокой исторической или культурной ценностью, обычно являются приоритетными для оцифровки.

Здесь перечислены лишь основные «мотиваторы» для учреждений культуры , нужно понимать, у каждой отдельно взятой институции могут свои дополнительные мотивы для оцифровки конкретной коллекции, например ресурсные ограничений (нужно выбрать ту часть коллекций, на которую хватит ресурсов), социальная значимость, исследовательский запрос, нацеленность на конкретную аудиторию, подготовка оцифрованной коллекции к какому–то событию и т.д.

Другие преимущества

• Интеграция документооборота предприятия в единую информационную IT-сеть позволяет хранить разные категории документов: кадровые, финансовые, распорядительные, технические, проектные.
• Возможности копирования и мгновенного обмена документами уполномоченными сотрудниками по электронной почте или другим каналам связи.
• Одновременная работа с документом неограниченного числа пользователей, обладающих правами доступа.
• Хранение в системе сканов бумажных оригиналов электронных документов в любых форматах.
• Контроль действий пользователей: возможность узнать, кто и когда обращался за информацией, а также вносил изменения. Это делает документооборот в компании прозрачнее и безопаснее на всех уровнях.

Каким образом происходит оцифровка документов?

Оцифровка документов — это процесс преобразования бумажных документов в цифровой формат. Это позволяет сохранить и организовать информацию в электронном виде, что снижает затраты времени на поиск, обеспечивает безопасность и удобство использования документов.

Процесс оцифровки документов обычно включает следующие шаги:

1. Подготовка документов. В этом этапе происходит очистка документов от пыли и грязи, усиленная переплетка, если необходимо, а также их разделение на отдельные листы, если они были в скрепке или переплете.
2. Сканирование. Документы сканируются с помощью специального оборудования. Сканеры могут быть планшетными или протяжными, цветными или черно-белыми. Во время сканирования применяются различные настройки: разрешение, формат скана и т. д. Сканирование может осуществляться как автоматически, так и вручную, в зависимости от типа документа и его особенностей.
3. Обработка и редактирование. После сканирования полученные изображения обрабатываются и редактируются для улучшения качества и читаемости документов. Это может включать удаление пятен, исправление и понижение уровня шума, поворот и кадрирование, оптимизацию цвета и контраста.
4. Распознавание текста (OCR). Для более эффективного использования документов и поиска в них часто применяется технология оптического распознавания символов (OCR). OCR позволяет преобразовать отсканированный текст в редактируемый формат, что делает документы доступными для поиска по ключевым словам и их дальнейшей обработки.
5. Индексирование и хранение. Полученные цифровые копии документов индексируются и сохраняются в электронном хранилище. Это может быть база данных или электронный архив, где каждый документ получает уникальный идентификатор и сохраняется с метаданными для более удобного поиска и управления.

Важно отметить, что процесс оцифровки документов может быть сложным и требует специализированного оборудования и навыков. Поэтому многие организации и компании предпочитают обратиться к профессиональным службам оцифровки документов, которые имеют опыт в этой области и могут обеспечить качественный результат

Неудобства при работе с бумажными архивами

Так, в больших архивах на поиск нужного документа очень часто приходится тратить много времени сил. Кроме того, наиболее часто используемые документы со временем могут быть повреждены или вообще «потеряны», если их ошибочно расположили в архиве. Нередко в любом виде бизнеса случаются ситуации, когда требуется высокая оперативность в предоставлении информации: бывает нужно быстро подготовить документы для подписания, сделать бумажные или цифровые копии, аккуратно сброшюровать — при работе с бумажными архивами оперативность теряется. Это далеко не полный перечень неудобств, с которыми приходится сталкиваться при работе с бумажными архивами. Но при этом существует достаточно простой и элегантный способ решения проблемы — оцифровка документов.

Преимущества оцифровки архивов?

• стоит отметить уменьшение нагрузки на бумажные архивы, а также на участок ксерокопирования. Так, теперь если одновременно нескольким сотрудникам организации понадобился один документ, его совершенно не обязательно ксерокопировать.
• оцифровка документов позволяет существенно сократить расходы на содержание бумажного архива, а также высвободить некоторую площадь, ранее используемую под хранение бумажных архивов.

Как происходит процесс оцифровки документов?

• Специально обученные специалисты занимаются сортировкой документов (на территории вашей компании или доставляют их на территорию организации, занимающейся оцифровкой архивов), затем с помощью современных сканеров производят оцифровку архивного фонда в полном объеме или отдельных документов.
• Штрих-коды и печатные документы системой оптического распознавания символов автоматически переводятся в электронный вид. При этом сохраняются ключевые реквизиты документов: название, дата, тип, контрагент и так далее.
• Для того, чтобы избежать возможного искажения при перепечатывании контактных данных, телефонов для оцифровки рукописной информации при оцифровке архивов применяется система двойного ввода. То есть, оцифровка документов в будущем даст вам возможность осуществлять полноценный оперативный поиск по ключевыми словам или поиск по определенным типам документов/контрагентам.

Где импортозамещение необходимо?

Так, в банке может быть до 850 видов документов в потоке. Тут на лицензиях можно разориться. Расчет должен быть другим — проще нанять специалистов для доработки приобретенного «движка».

Силами отечественных ИТ-компаний придется закрывать область разработки систем распознавания и анализа комплектов документов для государства.

Они актуальны в контексте автоматизации госуслуг. Здесь и до выхода ABBYY из реестра отечественного ПО не было готовых систем, потому что в отношениях «государство-гражданин» сравнительно мало структурированных документов, к которым можно применить шаблонное распознавание. Большинство данных не структурированы.

Может стоять задача оцифровать и проанализировать комплект «договор + доверенность».

Программой надо не только выделить в этих документах информацию о сторонах сделки, но и сопоставить эти данные в документах, проверить актуальность. Другая задача — распознать многостраничную табличную бухгалтерскую документацию.

Сложность для машины состоит в длинной таблице, когда необходимо определить вид документа и нужные поля для распознавания, а она «видит» внутренние листы таблицы, где нет заголовка, а есть только строки с данными.

Для таких задач нужны гораздо более сложные системы распознавания и анализа, так называемые «цифровые помощники» на базе ИИ. Это нейросетевые комплексы, которые умеют ориентироваться без шаблонов, их обучают под конкретный бизнес-процесс, постепенно наращивая функционал «помощника». Они способны «понимать» смысловые сущности в тексте, анализировать их. 

Для обучения таких нейросетей требуется ручная разметка реальных наборов данных. В итоге цифровой помощник способен взять на себя до 95% рутинных проверок по документам.

Для этого и требуется оцифровка документов

Часто приходится обращаться и к архивной документации, поэтому многие компании предпочитают иметь электронные копии всех бумажных документов своей фирмы. Оцифровка бумажных документов может облегчить жизнь не только руководителям, бухгалтерам, экономистам и секретарям, но и представителям технических и творческих профессий: конструкторам и модельерам, строителям и архитекторам, инженерам и дизайнерам, а также многим другим профессионалам. Процесс оцифровки архивных документов, содержащих разнообразные схемы, чертежи, формулы, рисунки и фотографии более трудоёмок и требует участия квалифицированных специалистов, имеющих большой опыт оцифровки документов.

На что нужно обратить внимание при оцифровке документов:

Профессиональное оборудование

Для оцифровки сложных документов требуется профессиональное оборудование с большим количеством технических возможностей. После проведения оцифровки специалист делает сверку документов и электронной копии, проводится работа по распознаванию компьютером текста документа, исправляются возможные ошибки.

Возможна ручная работа

При оцифровке документов, без ручного труда не обойтись, он необходим при:

• подготовке документов к сканированию: изъятие скрепок, файлов и других крепежей;
• сканирование документов в ручном режиме;
• обратной комплектации документов в папки;
• при вводе информации в систему;
• проверке введенной информации.

Опыт и скорость работ

Компания «Столичный Архивист» имеет многолетний опыт услуг по оцифровке бумажных документов и полностью гарантирует. Что все будет выполнено в срок и по оптимальной цене.

Оцифровка чертежей

Оцифровка чертежей или как её ещё называют векторизация, позволяет перенести технические и архитектурные чертежи из бумажного формата в формат электронный.
Услуги оцифровки чертежей позволяют значительно упростить и систематизировать систему архивного хранения конструкторской документации, и являются весьма актуальными как для промышленных предприятий и научных институтов, так и для архитектурных и конструкторских бюро, частных архитекторов, студентов, и всех кто по специфике своей работы или учебы работает с чертежами.
Как правило, главной проблемой архивирования конструкторской документации, является поиск нужного чертежа, условия, при которых чертеж, нанесенный на ватман, должен храниться и его громоздкость. Оцифровка чертежей позволяет эффективно решить эти проблемы.
Когда чертеж благодаря оцифровке переносится с бумажного носителя в электронный формат, для его хранения не нужно иметь больших архивных площадей, а достаточно лишь небольшого свободного объема на жестком диске компьютера или любого другого электронного носителя. При этом достаточно единожды систематизировать содержание архива, разложив оцифрованные чертежи по тематическим папкам и впоследствии легко находить любой необходимый чертеж.
Чертежи, хранящиеся в электронном архиве не подвержены механическому воздействию, или воздействию любых других природных сил и стихий. Их невозможно промочить, порвать или потерять, а благодаря системе резервного копирования, можно на сто процентов обезопасить себя от их утраты или потери.
Работать с оцифрованными чертежами намного проще, нежели с их бумажными аналогами. Куда удобней перевозить с собой лазерный диск, на котором у вас всегда есть доступ ко всему архиву, нежели объемы больших бумаг и неудобные чертежи. Да и показать чертеж заказчику, куда удобней на мониторе компьютера или ноутбука, а, не разворачивая многометровые ватманы на его столе. Не говоря уже о том, что оцифрованный чертеж можно просто отправить по электронной почте, при этом сэкономив и свое время и время того, кому этот чертеж предназначался.
Сегодня услуги по оцифровке чертежей предоставляют многие компании, и мы рады констатировать тот факт, что наша компания является одним из лидеров в области оцифровке документов.
На сегодняшний день мы обладаем всем необходимым оборудованием и программами, позволяющими обеспечить оцифровку любого чертежа с полным детализированным сохранением его качества.

Почему организации лучше доверить сканирование своего архива

Для работы сотрудников организации, осуществляющей электронное архивирование характерно следующее:

• Бережное отношение к документации, независимо от того в каком формате и состоянии получен исходный материал.
• Осуществление полного комплекса услуг по подготовке документации к сканированию.
• Выполнение работы не только на своих площадях, но и в офисе клиента.
• Передача графических образов заказчику на любом удобном для него электронном носителе.
• Загрузка электронных документов как во вновь созданные, так и в уже существующие клиентские электронные архивы.
• Гарантия конфиденциальности.

Ещё по теме: «сканирование документов в электронный архив»:

• Как проверить ЭЦП, т.е., электронно-цифровую подпись?
• Электронная трудовая — новый формат фиксации трудовой жизни
• Электронная подпись: особенности, виды, нюансы оформления
• Как получить посылку по электронной подписи
• Заказные письма можно отправлять и получать через Интернет