Как мы выбирали сервис для электронного документооборота с заказчиками / хабр

Преимущества и недостатки электронного документооборота

Все виды ЭДО улучшают эффективность управления и обмена документами. Тем не менее некоторым компаниям он может не подойти.

Преимущества ЭДО:

Сокращает издержки — например, на бумагу, краску для принтера, доставку документов и так далее.
Ускоряет процесс подписания документов — хватит нескольких минут, чтобы согласовать документ с подписантом и получить подпись.
Оптимизирует взаимодействие с внешними сторонами — например, в системе ЭДО можно посмотреть статус рассмотрения документа контрагентом и при необходимости попросить контрагента ускориться.
Оптимизирует работу с документами внутри компании — например, помогает отслеживать действия с документом со стороны исполнителей.
Оптимизирует поиск документов — позволяет создать надёжную базу документов, в которой легко искать нужные документы по минимальному набору реквизитов.
Минимизирует «человеческий фактор» — в системах ЭДО документы сложно потерять, также всегда виден их статус и ответственные.
Предупреждает возможные ошибки — например, сервис не позволит подписать документ неуполномоченному лицу или ввести некорректную дату.
Позволяет использовать систему как хранилище — подписанные документы можно архивировать на серверах системы ЭДО и хранить там сколько потребуется.
Обеспечивает защиту документов — все файлы шифруются и надёжно хранятся.

Кадр: фильм «Игра на понижение» / Plan B Entertainment / Regency Enterprises / Paramount Pictures

К недостаткам ЭДО можно отнести:

Возможные технические сбои. Например, неполадки в сети или в самой системе могут нарушить работу ЭДО или даже привести к потере документов.
Риски безопасности. В системах ЭДО данные хорошо защищены, но риски хакерских атак, вирусов и других угроз безопасности нельзя исключить полностью.
Затраты на подключение — на покупку и настройку ПО, а также на обучение сотрудников.

Как правило, ЭДО внедряют крупные компании с несколькими подразделениями, у которых много контрагентов и большой оборот документов. Тогда затраты на подключение к ЭДО оправданы. Маленьким компаниям и ИП настраивать ЭДО в большинстве случаев слишком дорого.

Чтобы понять, выгодно ли бизнесу внедрять ЭДО, можно воспользоваться специальным калькулятором эффективности на сайте налоговой службы.

Что такое ЭДО

Электронный документооборот — процесс обмена электронными документами. Его ведут в специальных сервисах — системах ЭДО, доступ к которым дают операторы ЭДО. Поясним эти термины.

Электронные документы — цифровые версии документов, которые создаются, обрабатываются, отправляются и хранятся с помощью компьютеров или других электронных устройств. Ими обмениваются не только сотрудники внутри компании, но также компания с контрагентами и госорганами.

Для подтверждения подлинности электронные документы подписывают электронной подписью. Это цифровой код, который прикрепляют к документу. О том, какие есть виды электронных подписей и как их получить, будем говорить .

Системы ЭДО — сервисы, в которых ведут электронный документооборот. Их устанавливают на компьютер или используют в облачной версии через интернет.

Системы ЭДО позволяют автоматизировать работу с документами. В них можно, например, создавать документы, обрабатывать их, согласовывать с руководством, обмениваться ими с контрагентами, архивировать их и устанавливать защиту. Это гораздо удобнее и быстрее, чем делать то же самое в бумажном виде и вручную.

Доступ к системам ЭДО дают операторы ЭДО — компании, которые организовывают систему электронного документооборота. Они создают платформы для ЭДО и поддерживают их работу. Некоторые операторы предлагают дополнительные услуги — например, получение электронных подписей или автоматизацию бизнес-процессов.

Больше о том, какие бывают операторы и как между ними выбирать, рассказываем .

В общих чертах электронный документооборот работает так же, как и обычный: документ составляют → подписывают с одной стороны → направляют другой стороне → подписывают с другой стороны → передают один экземпляр обратно. Но в ЭДО вместо подписи от руки — электронная подпись, вместо почты или курьерской службы для доставки — сервисы в интернете.

Таким образом, электронный документооборот упрощает работу с документами, делает обмен информацией быстрее и безопаснее, а также помогает снизить затраты — например, на бумагу и доставку.

Как записать сертификат в личном кабинете

Если вы еще не выпустили сертификат ЭП и хотите сразу записать его на съемный носитель:

Зайдите в личный кабинет на сайте удостоверяющего центра. Сервис попросит пройти аутентификацию: введите номер телефона, который указали в заявлении на получение ЭП. В течение двух минут на этот номер придет одноразовый пароль для входа. Этот пароль будет действовать только 5 минут, если вы не успеете ввести его за это время — запросите пароль еще раз.
Затем вставьте в компьютер носитель, на который вы хотите записать сертификат ЭП — флешку или токен.
В личном кабинете найдите нужный сертификат и нажмите на кнопку «Перейти к выпуску». Система автоматически проверит ваш компьютер и предупредит, если на него нужно установить дополнительные программы.
Следуйте указаниям системы, чтобы выпустить сертификат.
Если вы записываете ЭП на флешку, придумайте и установите на нее пароль в открывшемся окне.Если вы записываете ЭП на токен со стандартным паролем — пропустите этот пункт. Но если вы меняли стандартный пароль на собственный — введите его в открывшемся окне.
После выпуска сертификат можно установить на носитель. Для этого нажмите на кнопку «Установить сертификат».

Если у вас есть сертификат для одного из сервисов Контура, например, Экстерна или Диадока, и вы хотите установить его на флешку или токен:

Зайдите в личный кабинет на сайте удостоверяющего центра.
Выберите сертификат электронной подписи, который хотите записать.
Вставьте флешку или токен в компьютер.
Нажмите на кнопку «Сделать резервную копию».
Выберите носитель, на который сервис запишет сертификат.
Если вы копируете ЭП на флешку придумайте пароль и установите его в открывшемся окне. Этот пароль нужно вводить каждый раз, когда вы используете ЭП. Забытый пароль нельзя восстановить, однако мы не рекомендуем пропускать этот шаг — без пароля ваши данные останутся без защиты.Если вы устанавливаете ЭП на токен со стандартным паролем — пропустите этот шаг. А если вы задавали на токене собственный пароль — введите его в специальном окне.
После ввода пароля система запишет сертификат ЭП на носитель.

Что такое флешка и токен электронной подписи

Флешка — это портативное устройство, на котором можно хранить любую информацию, например документы, картинки, музыку. Она не занимает много места и вмещает в себя гигабайты данных. Флешки можно подключать к компьютеру, ноутбуку или другому устройству через USB-порт.

Токен — это тоже устройство для хранения данных, но в отличие от флешки основная задача токена не хранение, а защита информации. Для этого изготовитель устанавливает на все токены восьмизначный пароль.

На все токенах установлен пароль — стандартный пин-код из восьми чисел. Он общеизвестный, поэтому, чтобы защитить свои данные, перед началом работы замените пин-код на собственный. Не используйте для этого даты рождения родных и близких — такие пароли можно подобрать. Мы не советуем записывать пароль, но если вы решите это сделать, храните листочек с паролем в защищенном месте.

На флешке тоже можно установить пароль, но уровень ее защиты намного ниже токена. На большинстве токенов стоят средства криптографической защиты информации (СКЗИ), которые проходят проверку в ФСБ. Они есть, например, на Рутокене ЭЦП 2.0 и JaCarta SF.

А за безопасностью флешки следит только производитель. Поэтому если флешка попадет в руки злоумышленников, они смогут взломать пароль на ней.

Как отозвать электронную доверенность

Бывают ситуации, когда необходим отзыв электронной доверенности. К примеру, когда работник уволен и не имеет больше права заверять документы от имени бывшего работодателя.

Отзыв электронной доверенности — это тоже формализованный документ. Его необходимо заверить сертификатом руководителя, полученным в УЦ ФНС.

Экстерн позволяет отзывать электронные доверенности в разделе «Реквизиты плательщика» в блоке доверенности: заполните форму отзыва и направьте её в налоговую, заверив сертификатом директора или заранее запросив у директора подпись.

Доверенность прекратит своё действие, когда поступит сообщение, что Ваш отзыв принят.

Дополнительные услуги и программное обеспечение

Наименование	Стоимость,руб.	НДС
Внеплановая замена сертификата	1000	18%
Внеплановая замена сертификата на защищенном устройстве хранения ключевой информации Рутокен Лайт	2000	18%
Устройство хранения ключевой информации Рутокен Лайт	1000	18%
Выезд специалиста	уточните в сервисном центре	18%
Настройка одного рабочего места	уточните в сервисном центре	18%

Право использования программ для ЭВМ «Диадок» и СКЗИ «КриптоПро CSP» НДС не облагается на основании подпункта 26 пункта 2 статьи 149 Налогового кодекса Российской Федерации.

Примечание

Формализованный документ – документ, атрибуты которого подлежат автоматической обработке. Перечень формализованных и неформализованных документов публикуется на сайте http://www.diadoc.ru/docs/laws/doctypes
Сертификат − сертификат ключа проверки электронной подписи (сертификат ключа электронной цифровой подписи).
Рутокен Лайт – защищенное устройство, предназначенное для строгой аутентификации, безопасного хранения секретных данных, выполнения криптографических вычислений и работы с асимметричными ключами и цифровыми сертификатами. Срок гарантии на предоставляемый Рутокен Лайт – 24 месяца. Замена Рутокена Лайт по гарантии производится в случае, если носитель утратил работоспособность и отсутствуют любые явные или косвенные признаки механического воздействия (взлома). Рутокен Лайт позволяет записывать 15 Сертификатов

Правила тарификации

Для Отправителя тарифицируются следующие документы: любой отправленный документ: формализованный или неформализованный, в том числе, счет-фактура или корректировочный счет-фактура.
Для Отправителя не тарифицируются следующие документы: любой исходящий отправленный исправленный счет-фактура или исправленный корректировочный счет-фактура.
Для Получателя не тарифицируются следующие документы: любой поступивший формализованный или неформализованный документ.
Каждый тарифицируемый неформализованный документ по количеству и стоимости приравнивается к ½ формализованного документа

Предоплатная система расчетов

Срок действия тарифного плана по предоплатной системе расчетов считается завершенным в одном из двух случаев:
- при обработке клиентом документов в количестве, установленном тарифным планом;
- по истечении 12 месяцев. Неиспользованное количество документов на следующий период не переносится.
Тарифные планы позволяют клиенту обрабатывать в Диадоке установленное количество формализованных документов согласно правилам тарификации.
В случае окончания действия выбранного предоплатного тарифного плана, клиенту автоматически предоставляется право использования Диадока по тарифному плану «Универсальный».

Постоплатная система расчетов. Тариф Универсальный

Указана стоимость за один формализованный документ. Счет выставляется на общее количество документов (суммарно формализованных и неформализованных).
Расчетный период — календарный месяц. Счет выставляется в течение 5 (пяти) рабочих дней после окончания расчетного периода. При отсутствии оплаты по истечении 10 (десяти) рабочих дней после выставления счета доступ к Диадоку блокируется до погашения задолженности

Смена тарифа по предоплатной системе расчетов

1. Клиент вправе сменить тарифный план по предоплатной системе расчетов, выбрав тариф с большим количеством документов.
2. Срок действия нового тарифного плана не изменяется. При переходе доплачивается разница между стоимостями нового и текущего тарифных планов. Для расчета используются стоимость нового тарифного плана по ценам действующего прайс-листа и стоимость действующего тарифного плана, согласно ценам прайс-листа, актуального на момент подключения или перехода на этот тарифный план, если таковой осуществлялся.

Дополнительные услуги

Стоимость услуг по выезду специалиста и настройке рабочего места может варьироваться в зависимости от района города.
О возможности приобретения услуг по настройке и устройства хранения ключевой информации Рутокен Лайт необходимо уточнять в сервисном центре.

Преимущества использования контура EDI

Контур EDI представляет собой автоматизированную систему обмена электронными документами между участниками бизнес-процессов. Использование контура EDI имеет несколько преимуществ, которые делают его более эффективным в сравнении с контуром диадок:

Сокращение времени и затрат на обработку документов: контур EDI позволяет автоматизировать процессы обмена документами, что существенно ускоряет их обработку и снижает затраты на печать, отправку и хранение бумажных документов.
Улучшение точности данных: благодаря автоматическому обмену электронными документами, контур EDI исключает возможность человеческой ошибки при переносе данных из одного документа в другой. Это помогает избежать ошибок в адресах, номерах товаров и других важных данных, что повышает качество и надежность бизнес-процессов.
Улучшение оперативности и гибкости работы: контур EDI позволяет осуществлять оперативный обмен документами между участниками бизнес-процессов, что ускоряет процессы принятия решений и сокращает время на доставку и обработку документов.
Упрощение процесса ведения бизнеса: использование контура EDI позволяет автоматизировать рутинные операции по обмену документами, что освобождает сотрудников от рутинных задач и позволяет им более эффективно использовать свое время и ресурсы.
Улучшение взаимодействия между участниками бизнес-процессов: контур EDI позволяет участникам бизнес-процессов легко обмениваться документами и информацией, что способствует более гладкому взаимодействию и сотрудничеству между компаниями.

В целом, использование контура EDI может значительно улучшить эффективность и надежность бизнес-процессов, сократить затраты и повысить удовлетворенность клиентов и партнеров. Поэтому все больше компаний выбирают контур EDI для автоматизации своих операций и обмена документами.

Способы перехода к ЭДО

Существует несколько способов перехода на электронный документооборот.

Прямой обмен документами

Этот вариант наиболее простой. Он не предусматривает сложных интеграций и помощь посредников. Как правило, документы в этом случае можно подписать в электронном виде простым подтверждением поступившего на телефон сообщения. Такой вариант предусматривает использование в ЭДО простой электронной подписи. Обмен документами совершается на основании соглашения с клиентом/контрагентом.

Один самых популярных сервисов, через который можно наладить прямой документооборот в электронном виде, является Безбумажный офис F.Doc. В общем виде его работа выглядит так. Сотрудник организации формирует документы в учетной системе, например, в 1С, и загружает в F.Doc. Сервис отправляет клиенту смс со ссылкой на документы, и клиент подписывает их прямо в браузере смартфона. Весь процесс занимает буквально пару минут.

Однако главный недостаток данного способа — невозможность контролировать процесс. Всегда есть вероятность, что документ затеряется среди других и получатель пропустит его. Также в случае наличия правок и их согласования придется несколько раз «перегонять» файл туда-обратно. Это достаточно энергозатратно и неудобно.

Установить систему автоматизации бизнеса со встроенным документооборотом

Сделать это просто через оператора ЭДО. К тому же на рынке есть много компаний, которые занимаются установкой. В этом софте можно создавать, обрабатывать документы, мгновенно делать массовую рассылку, согласовывать, видеть изменения в реальном времени — в целом очень удобно. Также немаловажна защита данных. Обмен происходит по защищенным каналам, а не через обычную электронную почту.

По реализации ЭДО может быть внешним и внутренним.

Внешний ЭДО — это электронный документооборот с контрагентами, к которым относятся партнеры, клиенты, поставщики.

Внутренний ЭДО — этот документооборот ведется между сотрудниками и руководством магазина или ИП.

Во внешнем документообороте еще есть недостатки, которые разработчики активно пытаются исправить. По этой причине он не так сильно распространен в РФ. А вот внутренним многие давно уже пользуются, ведь он значительно облегчает контроль сотрудников и все рутинные процессы работы с маркетплейсом.

Полезные советы и рекомендации при регистрации в контур диадок

Регистрация в контур диадок может быть проще, если вы заранее ознакомитесь с некоторыми полезными советами и рекомендациями. Ниже приведены несколько технических и практических советов, которые помогут вам успешно пройти процесс регистрации.

Выберите подходящий вариант регистрации: контур диадок предлагает несколько вариантов регистрации, включая регистрацию с использованием электронной подписи, регистрацию через госуслуги и другие. Ознакомьтесь с каждым из вариантов и выберите наиболее подходящий для вас.
Подготовьте необходимые документы: перед началом регистрации вам может потребоваться предоставить определенные документы, такие как паспортные данные или данные организации. Убедитесь, что у вас есть все необходимые документы в электронном виде, чтобы не тратить время на поиск и сканирование во время регистрации.
Ознакомьтесь с требованиями к паролю: при регистрации в контур диадок вам потребуется создать пароль. Безопасность пароля играет важную роль, поэтому рекомендуется использовать сложный пароль, состоящий из разных символов, цифр и букв разного регистра. Также следует регулярно менять пароль и не использовать его для других сервисов или аккаунтов.
Прочитайте условия использования: перед окончательной регистрацией рекомендуется прочитать условия использования контур диадок. Это позволит вам ознакомиться с основными правилами и требованиями, а также предупредит о возможных ограничениях или оговорках.
Следуйте инструкциям: контур диадок предоставляет подробные инструкции для каждого шага регистрации. Внимательно читайте инструкции и следуйте им, чтобы избежать ошибок и ускорить процесс регистрации. Если у вас возникнут вопросы, вы всегда можете обратиться в службу поддержки контур диадок.
Проверьте данные перед окончательной регистрацией: перед тем, как нажать кнопку «Зарегистрироваться», просмотрите введенные вами данные и убедитесь, что они корректны. Внимательно проверьте свои личные данные, включая почтовый адрес и номер телефона, чтобы быть уверенным, что вам будут отправлены все необходимые уведомления.
Сохраните логин и пароль в безопасном месте: после успешной регистрации контур диадок предоставит вам логин и пароль. Обязательно сохраните эти данные в безопасном месте, чтобы в дальнейшем не было проблем с доступом к вашему аккаунту.

Следуя этим советам и рекомендациям, вы упростите процесс регистрации в контур диадок и сможете быстро начать использовать все его возможности. Зарегистрируйтесь сегодня и улучшите управление документами в вашей организации!

Вход в учетную запись контура Диадок на компьютере

Чтобы войти в свою учетную запись контура Диадок на компьютере, следуйте этим шагам:

Откройте веб-браузер на вашем компьютере.
Перейдите на главную страницу контура Диадок.
На главной странице вы увидите раздел «Вход», нажмите на него.
В открывшемся окне введите ваше имя пользователя и пароль.
Нажмите кнопку «Войти».

После выполнения этих шагов вы будете автоматически перенаправлены в свою учетную запись контура Диадок. Теперь вы можете начать использование всех функций и возможностей Диадок на своем компьютере.

Проверка работоспособности контура Диадок на компьютере

После установки контура Диадок на компьютер необходимо проверить его работоспособность. Для этого можно выполнить следующие шаги:

Запустите программу контура Диадок. Обычно она доступна из меню «Пуск» или рабочего стола.
Проверьте наличие и актуальность сертификатов. На главной странице контура Диадок отображается информация о доступных сертификатах. Убедитесь, что сертификаты не просрочены или отозваны, и что они соответствуют требованиям.
Проверьте возможность отправки и приема документов. Для этого можно создать тестовый документ и отправить его самому себе. Проверьте, что документ корректно отображается и может быть открыт на компьютере.
Проверьте функционал контура Диадок, такой как подписание документов, формирование отчетов и т. д. Убедитесь, что все функции работают без ошибок и задержек.

Если в процессе проверки работоспособности контура Диадок возникают проблемы или ошибки, рекомендуется обратиться к документации и руководству пользователя или связаться с технической поддержкой для получения помощи.

Обновление контура Диадок на компьютере

Для обеспечения корректной работы контура Диадок необходимо регулярно обновлять его на компьютере. Обновление контура позволяет исправлять ошибки, добавлять новые функции и улучшать стабильность работы программы.

Чтобы обновить контур Диадок на компьютере, следуйте инструкциям ниже:

Откройте контур Диадок на вашем компьютере и авторизуйтесь в системе.
Нажмите на кнопку «Настройки» в верхнем меню программы.
В открывшемся меню выберите пункт «Обновление программы».
Дождитесь завершения процесса обновления. Во время обновления контура Диадок может потребоваться перезагрузка компьютера.

После завершения обновления контура Диадок на компьютере вы сможете пользоваться новыми функциями и исправленными ошибками программы.

Регулярное обновление контура Диадок на компьютере позволяет быть уверенным в том, что вы используете самую актуальную версию программы и воспользоваться всеми ее преимуществами без ограничений.

Удаление контура Диадок с компьютера

Для удаления контура Диадок с компьютера следуйте инструкциям ниже:

Откройте «Панель управления» на вашем компьютере.
Выберите «Программы» или «Программы и компоненты», в зависимости от операционной системы.
Найдите в списке установленных программ «Контур Диадок».
Щелкните правой кнопкой мыши на «Контур Диадок» и выберите опцию «Удалить» или «Изменить/Удалить».
Подтвердите удаление программы, следуя дальнейшим инструкциям на экране.
Дождитесь завершения процесса удаления.

После завершения процесса удаления контур Диадок будет полностью удален с вашего компьютера.

Важно помнить, что удаление контура Диадок приведет к потере доступа к соответствующим функциям и возможностям программы. Если вы решили удалить контур Диадок, убедитесь, что у вас есть альтернативное решение для работы с электронными документами и обратитесь к системному администратору или специалисту, если у вас возникли вопросы или проблемы

Регистрация личного кабинета

Документы, созданные и переданные через систему Диадок, идентичны своим бумажным аналогам с подписью и печатью. Они имеют юридическую силу и принимаются к рассмотрению судебными органами.

Проведенные исследования показали, что хозяйственные субъекты, использующие Диадок в своей деятельности на постоянной основе, экономят до 90% на покупку бумаги и доставку отчетности и документов государственным органам и контрагентам.

После выполнения этого действия перед пользователем откроется анкета с вопросами:

цель подключения к Диадоку;
сведения о контактном лице: ФИО, номер мобильного телефона, адрес электронного почтового ящика;
сведения о компании: наименовании, ИНН и КПП.

Анкета отправляется на обработку оператора сервиса, который добавляет компанию в общую базу данных. После того как процедура регистрации компании будет завершена, можно приступать к использованию личного кабинета.

Для этого необходимо в поисковой строке браузера набрать адрес diadoc.kontur.ru или на главной странице официального сайта Диадок нажать кнопку «Войти» и выбрать в открывшейся обменной форме вкладку регистрации. Пользователю предлагается несколько способов регистрации.

Регистрация в системе по сертификату КЭП

Лицо, имеющее действующую КЭП, может начинать работать в системе без обязательного прохождения процедуры регистрации.

Регистрация с помощью сертификата мобильной электронной подписи (МЭП)

Порядок действий:

Заполнение личных данных (фамилия, имя, отчество и наименование электронного почтового ящика, который будет участвовать в работе с сервисом).
Установка пароля из 6 и более символов с обязательным включением в секретную комбинацию заглавных букв и цифр.
Подтверждения адреса электронной почты.
Добавление МЭП.

Регистрация без сертификата

Этот вариант возможен для пользователя, компания которого ранее была включена в список клиентов Диадока. Зарегистрированное таким способом лицо получает доступ ко всем возможностям сервиса, кроме подписания документов.

Создание тестового почтового ящика

Этот способ регистрации подойдет для нового пользователя, который хочет протестировать возможности сервиса для принятия решения о его внедрении в хозяйственную деятельность компании на постоянной основе.

Как перейти на электронный документооборот: 5 шагов

Вот что должен сделать бизнес, чтобы перейти на ЭДО.

Шаг 1. Провести предварительную подготовку.

Определить цели и задачи перехода на ЭДО. После этого будет легче выбрать вид ЭП, оператора и учесть особенности работы с электронным документооборотом.
Уточнить у контрагентов, пользуются ли они ЭДО. Так можно понять, имеет ли смысл внедрять внешний ЭДО или пока можно остановиться на внутреннем.
Составить перечень документов, которые нужно перевести в электронный вид. Например, договоры с поставщиками, акты выполненных работ, накладные и так далее.
Предварительно выбрать тип системы ЭДО. Например, будет ли достаточно типового решения от одного из операторов ЭДО или потребуется расширенная интеграция системы ЭДО с текущей IT-архитектурой компании. Второй вариант, как правило, подходит для больших корпораций с множеством филиалов.

Фото: Israel Andrade / Unsplash

Шаг 2. Подключиться к оператору ЭДО.

Изучить условия, которые предлагают операторы ЭДО, проверить возможность интеграции с другими системами.
Узнать, с какими операторами работают основные контрагенты компании. Не страшно, если у контрагентов будут разные операторы. Главное, чтобы они поддерживали роуминг с другими операторами.
Выбрать оператора ЭДО, исходя из целей и запросов бизнеса.
Выбрать подходящий тариф. Обычно он рассчитывается по количеству исходящих документов, ежемесячному лимиту, количеству аккаунтов для компании и дополнительных услуг.
Оформить заявку на подключение и заключить лицензионное соглашение с оператором ЭДО.

Шаг 3. Подготовиться к запуску ЭДО.

Получить электронную подпись в аккредитованном удостоверяющем центре. Лучше выбрать КЭП — она подходит для работы в большинстве систем ЭДО, а также необходима для взаимодействия с госорганами.
Настроить доступ к системе оператора ЭДО для пользователей.
Продумать процессы обмена документами — внутри компании и между контрагентами, в зависимости от вида внедряемого ЭДО.

Шаг 4. Протестировать систему и подготовить сотрудников к её использованию.

Провести тестовый обмен документами.
Разработать порядок работы по ЭДО — назначить ответственных лиц, обучить сотрудников, подготовить внутренний и (при необходимости) внешний регламент по работе с ЭДО.

Шаг 5. Внедрить систему ЭДО.

Внести изменения в учётную политику — написать, что теперь бизнес работает с электронными документами, подписанными электронной подписью.
Предупредить контрагентов о переходе на ЭДО и заключить с ними соглашение об использовании электронного документооборота.
Оформить заявку на настройку роуминга, если контрагенты работают с другими операторами ЭДО.
Отправить контрагентам приглашения в системе ЭДО, чтобы начать обмен документами.

Электронный документооборот с Контур.Диадок

В чем польза?

Главным мотивом для меня всегда служило желание ускорить и упростить работу с документам. Для начала хочу заметить основные плюсы использования электронного документооборота (ЭДО):

Значительное ускорение обмена и согласования документов
Отказ от «бумажных» версий документов
Сохранение целостности документов, невозможность подмены.
Возможность подписать документ где угодно, лишь бы был доступ к сети Интернет

Эти плюсы влекут за собой и другие полезные бонусы! Самый простой и понятный пример — экономия на бумаге и «краске» в принтере! А также не нужны папки и шкафы для хранения документов, никто не прольет на договор кофе и не потеряет «самый важный листок». Также руководитель всегда может отследить движение документов, найти ответственных и вмешаться в процесс.

Что требуется для работы

Для очень привлекательным оказался тот момент, что система электронного документооборота Контур.Диадок работает через веб-интерфейс! Что также важно — работает без всяких дополнительных плагинов и специфических требований к браузерам! Это значит, что мы получаем возможность работать с документами в системе откуда угодно — круто ж ведь =). В моем случае для подписания документов используется ЭЦП от Контур.Эльба + подтверждение с помощью СМС

Но, отправив заявку, вы можете получить подходящую электронно-цифровую подпись и использовать ее где потребуется (нажмите, чтобю заказать ЭЦП )!

В моем случае для подписания документов используется ЭЦП от Контур.Эльба + подтверждение с помощью СМС. Но, отправив заявку, вы можете получить подходящую электронно-цифровую подпись и использовать ее где потребуется (нажмите, чтобю заказать ЭЦП )!

Как все выглядит и работает

Рабочий процесс заключается в том, что сначала нам требуется добавить контрагента в наш «список контактов». Добавить можно с помощью поиска (есть возможность добавлять сразу несколько контактов по ИНН, загрузив список).

Список контрагентов, с которыми можно обмениваться документами

Добавили контрагента, теперь можем подгружать документы и указывать: тип документа, его параметры, требуется ли подпись со стороны получателя. Можно сохранить его в черновиках и потом продолжить работу. Также можно указать, требуется ли согласование документа третьими лицами.

Добавляем документы

Добавили все документы, заполнили всю информацию — можно подписывать и отправлять! В моем случае для подписания документов используется серверная ЭЦП, которая используется в Контур.Эльба, а подтверждение осуществляется с помощью СМС. После подписания и отправки документы попадают в список Исходящих.

Отправленные документы и документы в работе

В списке можно нажать на нужный документ и просмотреть подробности

Документ на подписании

Сколько стоит

Начну с того, что все входящие документы бесплатны, это хорошо, а вот исходящие уже «платны». Замечу, что оплачиваются исходящие только в том случае, если документооборот с ним был завершен. При регистрации дается промо-пакет на 50 исходящих документов, то есть можно потестировать систему и понять, подходит ли она! После исчерпания промо-пакета нужно будет связаться с поддержкой Диадок и оформить предоплачиваемый пакетный тариф индивидуально.

Отправить заявку

А дальше интегрирована форма заявки на подключение к системе. Также можно почитать более подробно об этой системе вот тут.