Долгосрочное планирование качества

Создание плана и контроль выполнения

Создание плана позволяет определить перечень задач, необходимых для достижения цели, и распределить их по конкретным срокам. План помогает организовать работу, а также предоставляет возможность видеть общую картину процесса выполнения задач.

Однако мероприятия по созданию плана недостаточно

Важной частью долгосрочного планирования является контроль за его выполнением. Постоянный мониторинг прогресса помогает оценить, насколько успешно достигаются поставленные задачи, и вносит необходимые корректировки

Контроль выполнения позволяет установить своевременные меры по устранению возникших проблем и принятию решений. Он также помогает оценить эффективность применяемых стратегий и методов, и, если необходимо, внести изменения в план.

Создание плана и контроль его выполнения являются ключевыми элементами долгосрочного планирования. Они обеспечивают системность и организованность процесса достижения целей, а также позволяют участникам планирования быть в курсе прогресса и принимать своевременные решения.

Виды оперативного планирования

Оперативное планирование классифицируют в зависимости от объекта и сроков. На практике отделить один вид от другого бывает сложно, потому что их используют в комплексе. Это позволяет увидеть полную картину и более детально проработать будущие бизнес-процессы.

Классификация по объектам:

Межцеховое — базируется на горизонтальных связях между смежными подразделениями и координирует взаимодействие. Например, формирует этапы производственного цикла: определяет когда и сколько полуфабрикатов нужно передать из цеха в цех.
Внутрицеховое — регулирует работу отдельных производственных участков внутри цеха. Например, регламентирует время последовательной обработки заготовок разными специалистами.

Классификация по срокам:

Календарное — устанавливает планы выпуска на год, формирует общую производственную программу.
Текущее — делит целевые показатели на кварталы, месяцы, недели и смены. В итоге персонал получает ежедневный план работ.

Цели, задачи и преимущества оперативного планирования

Цель оперативного планирования — обеспечить бесперебойную и согласованную работу всех департаментов. Для этого нужно эффективно задействовать материальные и трудовые ресурсы, вовлечь основные фонды и оборотные средства.

Грамотно составленный план помогает выпускать и продавать максимальное количество продукции при минимальных затратах, то есть увеличивать конечную прибыль.

Задачи оперативного планирования

обеспечить выполнение производственного плана;
снабжать предприятие необходимыми ресурсами;
контролировать эффективное расходование ресурсов;
обеспечить равномерную нагрузку на оборудование и персонал;
сократить объемы незавершенного производства;
обеспечить непрерывность производственных циклов.

Рассмотрим подробнее, как оперативное планирование влияет на различные бизнес-процессы.

Планирование производства. Производителям нужно удовлетворить запросы рынка на объем и качество товаров. Поэтому оперативный план устанавливает количественные нормы выпуска, определяет качественные показатели и регламентирует сроки исполнения заказов.

Снабжение. Оперативный план производства интегрируют с заданиями для других департаментов. Например, для отдела снабжения расписывают график закупок материалов, для бухгалтерии определяют сроки обработки входящих счетов на оплату. Гармонизация работы всех подразделений обеспечивает бесперебойный приток нужных ресурсов.

Расходование ресурсов. Мало вовремя закупить сырье или нанять сотрудников. Нужно еще грамотно распорядиться ресурсами, чтобы получить максимальный экономический эффект. Оперативное планирование помогает учитывать и правильно распределять ресурсы. Например, не допускать замораживания денег в ненужных запасах материалов.

Загрузка смен. Простои и переработки негативно влияют на себестоимость и качество продукции. Краткосрочное планирование помогает сбалансировать загруженность оборудования и работников.

Сокращение незавершенного производства. У производителя должно быть как можно меньше частично готовой продукции. Ресурсы на такие изделия уже потратили, а выручку еще не получили. Планирование позволяет сокращать время между производственными операциями, быстрее завершать изготовление и отгружать товары клиентам.

Непрерывное производство. Благодаря планированию, все департаменты работают слаженно, а изготовление изделий идет без задержек и перебоев.

Компании организуют процесс оперативного планирования по-разному: все зависит от масштабов и возможностей бизнеса. Крупное предприятие может нанять в производственный департамент специалиста-плановика. В небольших компаниях эту функцию берут на себя руководители подразделений. В любом случае нужно придерживаться нескольких ключевых принципов.

Принципы оперативного планирования

СистемностьПодразделения не существуют автономно, они зависят друг от друга и оказывают взаимное влияние. Для целей оперативного планирования нужно рассматривать предприятие как единую систему, учитывать возможности и потребности каждого департамента. Все разделы плана должны быть согласованы. Например, ежедневные задачи для смен — это часть производственной программы цеха, которая, в свою очередь, входит в общий план завода.
НепрерывностьПроизводственным планированием нужно заниматься постоянно, а не время от времени. Каждый следующий план должен опираться на результаты и аналитику предыдущего. Целевые показатели не должны быть случайными цифрами — их выводят из план-факта прошедших периодов. Конечно, с учетом масштабирования и развития компании.
ТочностьОперативный план — это не просто ориентир, а четкая задача. Поэтому он содержит конкретные цифры и измеримые показатели, по которым оценивают результаты работы департаментов.
ГибкостьОперативный план должен иметь «запас прочности» — предусматривать резервы ресурсов, которые помогут достичь целевых показателей даже в неблагоприятных обстоятельствах.

Принцип оперативного планирования	Пример практической реализации
Системность	План цеха упаковки готовой продукции зависит от общего плана производства
Непрерывность	Планы на следующий год нужно составлять в текущем
Точность	В планы закладывают измеримые показатели: количество изготовленных изделий, объем перевезенных грузов
Гибкость	Складские запасы сырья и материалов формируют с учетом возможных перебоев в поставках

Основные методы оперативного планирования

Выбор методики зависит от особенностей деятельности предприятия и типа товаров. В этом разделе расскажем, какие существуют методы составления оперативных планов.

Объемный — распределяет годовой объем выпуска по более коротким периодам (кварталам, месяцам, неделям). Устанавливает производственные планы для цехов, смен и отдельных работников. Учитывает мощности оборудования и квалификацию персонала.
Календарный — определяет даты запуска и завершения производства товарной партии. Учитывает продолжительность рабочих циклов и операций.
Объемно-календарный — комбинирует планы по объемам и срокам выполнения работ.
Динамический — распределяет годовой объем выпуска не равномерно, а в соответствии с потребностями рынка. Например, с учетом сезонного фактора или трендов спроса.

Метод планирования	Кому подходит
Объемный	Производителям стандартизированной продукции со всесезонным спросом: хлебозаводам, кондитерским и мебельным фабрикам
Календарный	Производителям сложной продукции по индивидуальным проектам: поставщикам технологического оборудования и дорогой электроники
Объемно-календарный	Производителям крупных партий товаров под индивидуальный заказ: типографиям
Динамический	Производителям сезонных товаров: заводам строительных материалов

Основные этапы долгосрочного планирования

Долгосрочное планирование является неотъемлемой частью эффективного управления. Оно позволяет организации определить свои долгосрочные цели, разработать стратегии для их достижения и оценить ресурсы, необходимые для реализации плана. Основные этапы долгосрочного планирования включают:

Анализ текущего состояния организации
Определение долгосрочных целей
Разработка стратегий для достижения целей
Оценка ресурсов и возможностей
Разработка долгосрочного плана
Внедрение и отслеживание плана

Анализ текущего состояния организации позволяет определить сильные и слабые стороны организации, а также выявить возможности и угрозы внешней среды. Этот этап позволяет определить основные проблемы и задачи, которые необходимо решить в ходе планирования. Для анализа можно использовать методы SWOT-анализа, PESTEL-анализа и другие.

Определение долгосрочных целей является ключевым этапом планирования. Цели должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, релевантными и ориентированными во времени (SMART-подход). Определение целей позволяет организации сфокусироваться на повышении эффективности и конкурентоспособности.

Разработка стратегий основывается на определении целей и позволяет выбрать наиболее эффективные пути достижения этих целей. Стратегии могут быть связаны с развитием продукции, рынков сбыта, технологий или управления ресурсами.

Оценка ресурсов и возможностей позволяет определить, какие ресурсы, включая финансовые, человеческие и материальные, необходимы для реализации стратегий. Этот этап позволяет оценить реальные возможности организации и также выявить необходимость во внешних ресурсах.

Разработка долгосрочного плана включает определение конкретных задач, механизмов контроля и сроков выполнения. План должен быть гибким и допускать корректировки в случае изменения условий и целей.

Внедрение и отслеживание плана подразумевает реализацию задач и стратегий, предусмотренных в плане, а также постоянный мониторинг результатов и корректировку плана, при необходимости. Отслеживание позволяет оценить эффективность планирования и вносить изменения для достижения поставленных целей.

Ключевые принципы долгосрочного планирования

1. Определение целей и приоритетов.

Для успешного долгосрочного планирования необходимо четко определить свои цели и приоритеты. Разбейте свои цели на более мелкие задачи, которые можно достичь поэтапно. Определите, какие цели являются наиболее важными, и сосредоточьтесь на их достижении.

2. Анализ и оценка текущего состояния.

Прежде чем разрабатывать долгосрочный план, необходимо провести анализ текущего состояния. Оцените свои сильные и слабые стороны, определите возможности и угрозы, которые могут влиять на достижение ваших целей. Это поможет вам разработать реалистичный план действий.

3. Гибкость и адаптация.

Долгосрочное планирование должно быть гибким и подверженным изменениям. Учитывайте, что в течение долгого периода времени могут возникать новые возможности и проблемы, которые потребуют изменения ваших планов. Будьте готовы к адаптации и внесению корректировок в свои планы.

4. Распределение ресурсов.

Долгосрочное планирование требует анализа и распределения ресурсов. Определите необходимые финансовые, материальные и человеческие ресурсы, которые потребуются для достижения ваших целей на протяжении долгого периода времени

Обратите внимание на эффективное использование ресурсов и их оптимизацию

5. Мониторинг и оценка прогресса.

Для успешного долгосрочного планирования необходимо постоянно контролировать прогресс и оценивать достигнутые результаты. Поставьте себе промежуточные цели и установите механизмы отслеживания прогресса. Не бойтесь вносить корректировки, если необходимо.

6. Стабильность и постоянство.

Долгосрочное планирование требует стабильности и постоянства в ваших действиях

Хотя может быть кажется сложным поддерживать эти принципы на протяжении долгого времени, это важно для достижения ваших целей. Будьте целеустремленными и последовательными

Преимущества долгосрочного планирования:
1. Обеспечение более эффективного использования времени и ресурсов.
2. Увеличение вероятности достижения поставленных целей.
3. Повышение мотивации и уверенности в будущем.
4. Уменьшение рисков и угроз для вашего бизнеса или жизни.
5. Создание плана бизнеса или жизни, ориентированного на долгосрочный успех и устойчивость.

Автоматизация планирования

Читай также — Бизнес-стратегия: что это такое, как ее разработать и реализовать

Разрабатывать оперативные планы производства вручную — долго, трудоемко и неэффективно. Данные могут потеряться или процесс окажется завязан на одного специалиста, который обрабатывал информацию и составлял таблицу в Excel.

Ускорить и упростить планирование помогут специальные ИТ-системы — это программы или облачные сервисы, в которых можно формировать планы производства и контролировать исполнение.

Технологии помогают сделать планирование более управляемым и прозрачным, а также упрощают контроль результатов. Программы просчитывают несколько сценариев и адаптируют производственные циклы под текущие обстоятельства. Цепочка данных легко прослеживается и пользователи могут понять, почему алгоритм предложил именно такой вариант.

Процесс планирования можно сделать еще эффективнее, если опираться не только на статистику, но и на опыт. Например, статистика не расскажет, как выбрать надежного контрагента. А ведь из-за срыва поставки материалов или оборудования придется пересматривать производственный план.

Собирать и документировать опыт компании помогают базы знаний. Например, в TEAMLY можно создать персональное пространство для каждого отдела. Сотрудники смогут вместе работать над проектами и всегда держать под рукой нужные материалы.

Знания будут не просто храниться в архиве, а принесут реальную пользу бизнесу. Если у вас появится новый специалист по планированию, он сможет быстро включиться в работу. Просто создайте на основе базы знаний обучающий курс.

Преимущества долгосрочного плана

Долгосрочный план представляет собой стратегический инструмент, который помогает достигать поставленные цели в долгосрочной перспективе. Преимущества использования долгосрочного плана включают:

Расстановку приоритетов: создание долгосрочного плана позволяет определить важные цели и задачи, что помогает ориентироваться и заранее расставить приоритеты в ходе работы;
Укрепление мотивации: наличие понятного и достижимого долгосрочного плана помогает поддерживать мотивацию и сфокусироваться на результатах;
Определение ресурсов: долгосрочный план позволяет рационально распределить ресурсы, включая время, деньги и другие необходимые ресурсы, для достижения целей;
Прогнозирование препятствий: создание долгосрочного плана позволяет предвидеть возможные препятствия и проблемы на пути к достижению целей, что помогает их избежать или подготовиться к ним заранее;
Избежание реактивности: долгосрочный план помогает избегать ситуации, когда принимаются решения на основе текущих обстоятельств и краткосрочных целей, что может привести к нежелательным последствиям;
Систематический подход: создание долгосрочного плана помогает провести всесторонний анализ текущей ситуации и определить стратегические цели и пути их достижения;
Контроль и оценка: наличие долгосрочного плана позволяет легче контролировать прогресс в достижении поставленных целей и оценивать эффективность принимаемых мер и действий.

В целом, долгосрочный план – это инструмент, который при правильном использовании позволяет организовать работу и прогрессировать к поставленным долгосрочным целям.

Разработка стратегии достижения целей

Для достижения поставленных целей важно разработать стратегию, которая позволит вам определить пути и действия для их достижения. Вот несколько ключевых шагов, которые помогут вам разработать стратегию достижения целей:

Определите свои цели. Прежде чем разрабатывать стратегию, необходимо четко определить, какие именно цели вы хотите достичь. Хорошо сформулированные и конкретные цели помогут вам лучше понять, что именно нужно сделать, чтобы их достичь.
Изучите ситуацию. Чтобы разработать эффективную стратегию, необходимо провести анализ текущей ситуации. Изучите свои сильные и слабые стороны, а также возможности и угрозы, которые могут повлиять на достижение ваших целей. Этот анализ поможет вам определить, какие ресурсы и усилия нужно вложить для достижения целей.
Разработайте план действий. Определите конкретные шаги и действия, которые необходимо предпринять для достижения каждой цели. Разделите план на мелкие, достижимые задачи, пометив их приоритетность и сроки выполнения. Это поможет вам организовать свое время и ресурсы наиболее эффективно.
Не забывайте о рисках. При разработке стратегии целесообразно также учитывать возможные риски и препятствия, которые могут возникнуть на пути к достижению целей. Подумайте о том, каким образом вы можете справиться с такими ситуациями и запланируйте альтернативные варианты действий.
Отслеживайте свой прогресс

Важно следить за своим прогрессом и периодически оценивать, насколько близко вы к достижению каждой цели. Не бойтесь вносить коррективы в свой план действий, если вы заметите, что что-то не работает

Гибкость и адаптация — ключевые качества успешной стратегии достижения целей.

Разработка стратегии достижения целей является важным этапом долгосрочного планирования. Хорошо спланированная и организованная стратегия поможет вам на пути к достижению ваших целей и увеличит шансы на успех. Уделите достаточно времени и внимания разработке своей стратегии и вперед к достижению поставленных целей!

Что такое оперативное планирование и для чего нужно предприятию

Оперативное планирование на предприятии — это разработка подробных производственных программ на короткие промежутки времени. План составляют для подразделений, смен и отдельных сотрудников на период от одного рабочего дня до календарного года.

Оперативный план основан на общей стратегии и тесно с ней связан — текущие задачи производства подчиняются долгосрочным целям компании. При этом между оперативным и стратегическим планированием есть существенная разница.

Разберем на примере. Руководство организации ставит задачу: «В течение трех лет увеличить среднегодовую прибыль на 20%» — это стратегическое планирование. Далее долгосрочная цель разбивается на измеримые годовые показатели для департаментов:

производство нарастит объем выпуска изделий на 10% ежегодно;
отдел продаж увеличит выручку на 15% в год;
отдел снабжения сократит расходы на закупку материалов на 8% в год.

Различия оперативного и стратегического планирования
Свойства	Оперативное планирование	Стратегическое планирование
Период	До 1 года	От 3 до 5 лет
Цели	Выполнение краткосрочных планов,регулирование производства	Устойчивое развитие бизнеса
Ответственные	Руководители департаментов	Топ-менеджеры или владельцы компании
Детализация	Высокая — вплоть до персональных планов сотрудников	Средняя/низкая — общие плановые показатели производства
Вариативность	Низкая — устанавливает четкие измеримые показатели	Высокая — предусматривает несколько сценариев

Стратегическое планирование внедряют не все компании. Начинающие предприниматели стремятся просто сохранить бизнес в первые сложные годы. Потребность в долгосрочной стратегии появится, когда предприятие закрепится на рынке и начнет масштабироваться.

С оперативным планированием — противоположная ситуация, оно нужно всем. Бизнес не может существовать в хаосе и полной неопределенности. Даже самая удачная стратегия не сработает без пошагового плана действий. Каждый сотрудник должен понимать текущие задачи и знать, каких результатов от него ждут через неделю, месяц или в следующем квартале.

Оперативный план определяет краткосрочные задачи для сотрудников и департаментов, его исполнение необходимо для устойчивого развития.

Где мы находимся. Общий рынок направления в РФ

Здесь уместна таблица с данными по всему рынку, а не только по тем товарным группам (ТГ), которые есть у вас в ассортименте. При этом должно быть отражено положение на рынке как в прошлые периоды (в идеале — за предыдущие 5 лет), так и на период, охватываемый бизнес-планом, который является долгосрочным документом (разрабатывается минимум на 5 лет вперед). Делается это для того, чтобы была понятна динамика рынка, а также возможный потенциал для введения новых ТГ.

В отдельную таблицу должны быть вынесены ТГ, имеющиеся в вашем ассортименте, с фактическими цифрами осуществленных за прошедшие периоды планируемых продаж.

1. ТГ1

Далее детально рассматриваются все имеющиеся в товарном направлении ТГ.

1.1. Общие сведения

Полезно, если бизнес-план учитывает вероятность того, что читающий его может не иметь детального представления о способах производства и особенностях продуктов и товаров, входящх в ту или иную ТГ, и снабжен небольшим, на одну-две страницы, описанием общего характера, без особых технических деталей.

1.2. Общая оценка рынка ТГ

Повторно оцените рынок ТГ прошлых и прогнозируемого периодов (для наглядности необходим график). Если ожидается, что рынок выйдет из тренда и начнет расти медленнее или быстрее, то должны быть указаны предпосылки. Какие тенденции имеются на рынке и что это может дать вашей компании?

1.3. Рынок в разрезе поставщиков

Невозможно понять происходящее на рынке без его оценки в разрезе поставщиков данной ТГ в единицах измерения и в деньгах за последние 5 лет. Следующий шаг — развернутый комментарий всего происходящего на рынке поставщиков: анализ текущей ситуации, выводы и прогноз дальнейшего развития данного рынка. Выбор существующего портфеля и планируемый ввод новых поставщиков должны быть объяснены и аргументированы. Желательно, чтобы этот раздел сопровождался диаграммами, таблицами, графиками.

1.4. Рынок в разрезе продуктов

За исследованием рынка поставщиков полезен анализ продуктов каждого из них. Возможно, с конкретным поставщиком не следует работать по всей предлагаемой им товарной линейке, но стоит ввести несколько ударных позиций, являющихся индикативными на рынке. Таким образом, необходим анализ жизненных циклов основных представленных на рынке продуктов.

Таблица 1. Ценовые категории и наценки на рынке ТГ1

Таблица 2. Анализ основных конкурентов

Таблица 3. План долгосрочных продаж ТГ1

* Оборачиваемость склада = средний склад/оборот в с/с.

** Эффективность = оборачиваемость (кол-во раз в году) × наценка (%). Оборачиваемость = 12/(средний склад/оборот в с/с) (мес.), где средний склад = средний складской запас в текущем месяце. Это упрощенная формула, если все учитывать более тщательно, то она будет иметь вид: Оборачиваемость = 12/(склад-кредит от поставщика/(оборот в с/с + ДЗ))

*** ДЗ обычно нормируется как % от оборота в ценах продаж, например 50%.

1.5. Ценовые категории и наценки на рынке ТГ1

Ценовая сегментация на рынке определяет ассортиментный ряд и ценовую политику компании. Желательно, чтобы все эти данные для наглядности были сведены в табл. 1.

1.6. Анализ основных конкурентов

Без оценки конкуренции невозможно дать ответ на вопрос, где мы сейчас находимся. На каждого конкурента должна быть заполнена карточка (табл. 2).

Доли рынка, занимаемые вами и вашими конкурентами, лучше всего отражаются в диаграмме. Важна также динамика изменений за последние несколько периодов — кто вырос/ упал и почему это произошло.

Кроме того, должны быть указаны компании, которые в ближайшее время могут стать вашими конкурентами.

1.7. Ключевые клиенты и каналы сбыта ТГ1

Для оценки системы продаж нужно четко понимать, кто ваши клиенты и каковы каналы сбыта, — иначе было бы невозможно разработать индивидуальную для каждого канала систему дистрибьюции.

Необходимо, чтобы был виден вклад каждого канала в ваши продажи и развернутая стратегия дальнейшей работы с каждым каналом, а также прогнозы, какую роль будет играть каждый из каналов в следующем году и какие новые каналы могут быть задействованы в будущем.

1.8. План долгосрочных продаж ТГ1

План должен содержать все экономические показатели и отражать имеющуюся и планируемую доли на рынке.

Таким же образом производится оценка всех имеющихся в вашем товарном направлении ТГ (табл. 3).

Инструменты для долгосрочного планирования

Долгосрочное планирование требует использования различных инструментов для эффективной организации и контроля процесса. Вот некоторые из них:

Календарь: Календарь является одним из наиболее распространенных инструментов для планирования. Он позволяет детально запланировать все задачи и события на долгосрочный период. Календарь можно использовать для отслеживания сроков выполнения задач, важных встреч и событий, а также для планирования времени на достижение долгосрочных целей.
Таблицы и графики: Таблицы и графики могут быть полезными инструментами для визуализации и организации информации. С помощью них можно создать план-график или гантограмму, которые помогут вам лучше представить последовательность и продолжительность различных этапов долгосрочного проекта.
Записные книжки и ежедневники: Записные книжки и ежедневники могут быть полезными для ведения заметок, идей и планов. Используйте их для фиксации любой информации, которая связана с вашими долгосрочными целями и планами. Они помогут вам оставаться организованным и вести активный контроль над процессом.

Каждый из этих инструментов имеет свои особенности и преимущества, поэтому важно выбрать те, которые лучше всего подходят для вашего стиля планирования и удовлетворяют ваши потребности