Request for quotation (rfq)

How Requests for a Quote Work

An RFQ is usually the first step in submitting a request for proposal (RFP). These two documents are similar as they provide details of the project or services required, but RFQs generally ask for a more comprehensive price quote. Also, businesses usually design RFQs for generic products in which the quantity needed is known, and RFPs are for unique, niche projects where quantities and specifications are unknown.

Key Takeaways

• A request for a quote (RFQ) is a business process in which a business solicits quotes from select suppliers and contractors for a specific task or project.
• An RFQ can be sent alone or in tandem with a request for proposal (RFP).
• A business generally sends an RFQ when the quantity for a standard product is known and needs are ongoing.
• RFQs do not generate unsolicited bids and quotes as businesses target specific vendors and contractors.

In addition to pricing, RFQs may include details such as payment terms, factors that could influence a company’s bid selection, submission deadline, and the like. A government agency that wants to buy 500 computers with a specific hard drive size and processing speed, for example, would send an RFQ to several vendors as prospective bidders.

Because the RFQ format is uniform within a given company, when the RFQs come back with price quotes, the soliciting company may compare them easily. Typically, an RFQ process consists of four sections: the preparation phase, the processing phase, the awarding phase, and the closing phase. The company generally will award the contract to the vendor that meets the minimum qualifying criteria and presents the lowest bid.

The RFQ Process in 6 steps

While requests for quotes come in all shapes and sizes, they generally follow six key steps. Let’s review the process from the point of view of a game of snakes and ladders.

1. Preparation of the document

A well-constructed RFQ should open with an introduction to the company and its business and a need statement. It then allows suppliers to express their offers clearly to fulfill that need and provides the buyer with a fair way to select the best solution.

An efficient way to do this is to provide bidders with a template designed to elicit the complete information required in a format that allows for easy comparison. Time spent in preparation will save time and frustration later.

Start your RFQ by preparing the relevant documentation. Identify clear requirements with input from internal stakeholders to make sure you’ve included all the requirements, which are at least these:

• Definition of the products or services required with detailed specifications
• Delivery requirements
• Quantities
• Payment terms
• The proposed method of evaluation
• Decision timeline and review process
• Contract terms and conditions
• Submission requirements

The template, in a format that can easily be compared, such as Excel, should include quantities, cost breakdown, if applicable, pricing, volume discounts, and total price (before taxes).

Example of an RFQ Pricing Template

2. Define the supplier list

The RFQ could be open to all possible bidders. The global market is dynamic, and there are always new entrants. To streamline the process, it may be necessary to run a pre-selection event before sending your RFQ to a closed list of approved bidders. This is the point at which you need to assess both financial and operational risks.

3. Send out RFQ

The RFQ must include clear instructions for its completion and submission due date. It is important to allow enough time for a bidder to formulate his response. The RFQ should include, as an attachment, the buyer’s terms and conditions. During the bid preparation period, there must be a method by which any potential supplier can ask clarification questions and receive answers. All bidders should be provided with the same information.

Many service providers with hosted solutions and e-sourcing software can automate some parts of the process, including the Q&A and sharing the answers.  Bidders can upload their offers with the required supporting documents and receive notifications.

4. Receive responses and analyze results

Whether received from an automated system or manually, bids must be subject to confidentiality to ensure a fair result.

Best practice: close the bidding on the due date and open all bids immediately after that.

5. Select the successful supplier

The evaluation process is easier and faster if an efficient, well-thought-out template is used. The successful bidder will be the one offering the lowest price for the goods or services specified while complying with all selection criteria. A clarification process may be necessary, and minor negotiations are needed to reach the correct result. The deal is only completed when the contract is signed.

Best practice: Document all the actions that were taken during the RFQ process, including the number of bids sent out, the number of bids received, the evaluation criteria, the bid evaluation committee members, and the final decision.

6. Advise unsuccessful suppliers

Notify the other bidders that the contract has been awarded. Thank them for their participation; you may need them again at a future date.

RFQ Template:

Below is a template of a script that you can use. This one is a fairly basic and straightforward template but should work fine for most simple projects.  Our DIY Sourcing Kit features several scripts that you can use to communicate with suppliers, as well as Templates for the product spec sheet and much more.  If you want to see a preview of our DIY sourcing kit before purchasing check out our BEfore you source pack for free! 

Subject(s): “I’m interested in ” or “RFQ for ”Hello (Note: use their given name if you have it),

I’m (your name) the procurement manager for and I’m interested in receiving a quote for

In your response, include: 

• Pictures of the product, and a photo of (note: the detail can be anything just make sure it forces them to use pictures taken for you and not found elsewhere
• The Minimum Order Quantity
• The price at the MOQ and (Note: I find that getting 2 prices for different quantities lets you know their flexibility on a price and helps in negotiations later on)
• (be specific on this part but you can skip it if you want a product as-is)
• What is the shipping cost of sending a sample?
• The Closest port (note the port should be close to where they claim they are located if you’re dealing with a factory if it’s too far be cautious)

Thanks, we look forward to hearing back from you!Procurement manager

Notes about RFQ Template: 

When you are getting the RFQ ready there need to be a few things that you need to keep in mind. Focus on how you work for the tech pack so that it sounds professional and police and leave the potential supplier feeling confident about you, so that

Keep it professional

Make sure that when you are writing the RFQ that you come across as someone professional. Keep in mind that the supplier will only make a bid if they think you are someone that they will want to work with in the future. They need to be confident in your business plan and trust that you will make a purchase and follow through on the payments. 

Be Thorough 

When creating the RFQ, make sure you include all of the details of the product that you want to be included. They will use the RFQ and attached Product spec sheet or Tech pack as a reference for the bid and will make a quote based on not just the product but all additional requests such as packaging, and shipping, if requested. 

Include a Product Spec Sheet or a Tech Pack

Product spec sheets and tech packs are needed to go along with the RFQ so that the supplier has a complete set of details about what they are making a bid on. Check out our Before you Source Kit for details on how to make a product spec sheet. 

Where to post

Now that you have your message and product spec sheet, the next step is to figure out where to send it out and get suppliers. Alibaba is the most commonly used tools but there are several alternatives to Alibaba, which you can check out here Guide to Alibaba alternatives.  

Alibaba “Request for Quote” feature

Most sourcing websites such as Alibaba and Global Sources have a Request for quote options for members. This allows the user to submit an RFQ, which almost always includes a form to fill in the text (using your template from above) and attach the product spec sheet.

Message on Alibaba

In addition, to passively waiting, for suppliers to message you you can be proactive and search for suppliers. We wrote a guide on how to find a supplier that you can read here. This follows the same format as copying and pasting the text into the body and including an attachment. 

Difference between RFP and RFQ

We wrote a more thorough article about the difference between RFQ, RFP, RFT, and RFI Here

An RFQ is a Request for a quote and your objective is to get a quote. This assumes that you, the buyer, knows the process that goes into the manufacturing of the product and has a product spec sheet that already details what you plan on making

RFP stands for Request for proposal, and the end goal is naturally a proposal. IN this process you will get an overall quote the cost of the project, but also get input from the factory or supplier about how to either make the product or their suggestions about customization or other aspects of the project. This is more popular in more complex projects or new to market products. 

If you are doing a Private label you only need to do an RFQ. You should only use RFP if you are flexible with the end result of your product and are curious about what the manufacturer can do.  

To summarize, when creating an RFQ make sure that you include all details and follow the script, so that you can have a good rapport with the potential supplier. You should prepare a Product spec sheet before or at the same time as the RFQ and make sure that you adapt it for the medium in which you submit it. 

Разница между RFI RFP и RFQ

Ключевая разница — RFI RFP против RFQ

RFI, RFP и RFQ — это три типа документов, используемых в критериях выбора проекта. Некоторые проекты используют все три документа, чтобы выбрать поставщиков, получить проектные предложения и расценки от них. RFI, RFP и RFQ являются жизненно важными инструментами, которые могут быть использованы для достижения успешного решения поиска. Основное различие между RFI, RFP и RFQ заключается в том, что RFI (Запрос информации) — это документ, используемый для сбора информации от разных поставщиков, чтобы решить, от какого поставщика компания должна получать товары или услуги. в то время как Запрос предложений (Запрос предложения) это документ, в котором компания запрашивает подробную и сопоставимую информацию предложения от разных поставщиков для определенного продукта или услуги и Запрос предложений (Запрос предложений) — это документ конкурсной заявки, используемый для приглашения поставщиков подать заявку на проекты..

1. Обзор и основные отличия2. Что такое RFI?3. Что такое запрос предложений?4. Что такое запрос предложений?5. Сравнение по соседству — RFI, RFP против RFQ6. Резюме

Что такое RFI?

RFI (Запрос информации) — это документ, в котором собрана информация от разных поставщиков, чтобы решить, от какого поставщика компания должна поставлять товары или услуги. Этот метод становится полезным, когда есть много потенциальных поставщиков на выбор. Это позволяет организации выбирать потенциальных поставщиков и выбирать наиболее подходящего поставщика или поставщиков. Компоненты в RFI перечислены ниже.

• Введение (цель RFI)
• Сфера действия RFI
• Шаблон для завершения
• Детали следующих шагов

Например, Компания К — это юридическая фирма, которая хочет построить два новых офиса в двух городах. Компания K определяет пять потенциальных поставщиков, которые могут завершить строительство офисов. Компания K не знает подробных сведений о каком-либо из этих поставщиков, поэтому отправляет RFI для получения дополнительной информации о них..

Что такое запрос предложений??

Запрос предложений (Запрос предложения) — это документ, в котором компания запрашивает подробные и сопоставимые предложения от различных поставщиков для определенного продукта или услуги. Это всеобъемлющий документ, который должен содержать всю необходимую информацию, необходимую для принятия обоснованного решения о покупке. Компания должна потратить на это достаточно времени, чтобы перечислить все спецификации, которые они хотят узнать у поставщиков. Запрос предложений будет запрашиваться после проведения запроса предложений. Следующие критерии должны быть включены в запрос предложений.

• Основная информация о клиенте и процессе
• Объем проекта
• Предполагаемые временные рамки проекта
• Бизнес-требования
• Бюджет проекта
• Спецификации качества
• Критерии представления
• Стандарты оценки

Продолжая приведенный выше пример,

Например, Компания K получает информацию от пяти потенциальных поставщиков и решает, что три поставщика отвечают требованиям компании. K хочет знать детали проектных предложений каждого из трех поставщиков, таким образом, рассылает запрос предложений.

Что такое RFQ?

Запрос предложений (Запрос котировки) — это конкурсный тендерный документ, используемый для приглашения поставщиков подать заявку на проекты. Запрос предложений должен включать техническую спецификацию наряду с коммерческими требованиями. Запрос предложений также называется IFB (Приглашение к участию в торгах). Обычно RFQ предшествует RFP, в котором поставщикам, включенным в короткий список, предлагается предоставить более подробное ценовое предложение. Следующие компоненты должны быть включены в RFQ.

• Приглашение для цитаты
• Спецификация предложения
• Ценовое предложение
• Критерии оценки

Продолжая приведенный выше пример,

Например. Оценив все три проектных предложения, K отдает предпочтение предложениям двух поставщиков. Таким образом, K решает запросить котировку у соответствующих поставщиков и отправляет запрос предложения..

Рисунок 01: Шаблон запроса предложений

Разница между RFI RFP и RFQ зависит от того, используются ли эти документы для получения информации от поставщиков (RFI), для запроса проектного предложения (RFP) или для запроса предложения (RFQ). С ростом использования Интернета большинство компаний полностью обрабатывают эти документы через Интернет. Выбор наиболее подходящих поставщиков среди многих остается важным критерием для получения наилучшей цены и качества. Однако такие критерии отбора могут занимать значительный период времени..

In how many ways can we formulate the request for quotation?

To present an RFQ to the suppliers, you can go through four different RFQ types of RFQs after knowing their useful and dark aspects. So, here are four different types of formulating the requests of quotation.

1. Open bidding

In open bidding, everything is visible to all. Every vendor or supplier can see what other is offering and at how much prices. In this bidding type, the seller can change the offers until the deadline arrives.

As in open bidding, the suppliers can see the bidding prices of other suppliers, and it can encourage the new suppliers as well. But unfortunately, this open price-telling bidding can also be a problem for the buyer if the vendors start price-fixing. It becomes challenging for the buyer to choose one on its budget.

2. Sealed bidding

In sealed bidding, the offers from the vendors’ sides are not visible to everyone. The buyer opens the requests after reaching the deadline and reads the offers. It is when you have reached the due date, and you get multiple offers.

 It is helpful for the buyer as it allows transparency through the vendor’s offer, and the buyer can select the best matching one. You will be avoiding fraud and time wastage, but you may lose motivation to new sellers as they could not come to know about your requirements and experience the bidding of some old supplier companies.

3. Reverse auction

A reverse auction is based on the pricing requirements. In this type of bidding, the sellers only offer their lowest prices, and automatically through the internet, the lowest price-telling vendor wins the project. No doubt, it takes a very short time to get the lowest price offer, but all other important considerations are neglected other than the pricing. 

4. Invited bid

An invited bid is supplier limited as the buyer sends RFQs to the vendors with whom he has previously worked. In this type of bidding, only older sellers will get the opportunity to place their offer. It can be opened or sealed.

Один из способов сделать тендер более эффективным. Правила процесса RFI.

ОПУБЛИКОВАНО oremizov в 06.02.2017

Каждый раз, когда успешно проводим тендер, мы используем множество различных техник и подходов. Одним из ключевых шагов являются стадии RF(x), что в переводе на русский означает процессы получения информации, условий или цен от поставщиков.

RF(x) — это аббревиатура, которая указывает на три отдельных составляющих (x означает использование нескольких процессов в одном тендере):

RFI – Запрос информации.

RFQ – Запрос на предоставление условий.

RFP – Запрос на предоставление предложения.

В интернете возможно найти большое количество статей и описаний по каждому из пунктов.

В этой заметке я кратко расскажу о некоторых правилах, которые относятся к стадии получения информации от поставщиков (RFI). Их использование поможет более эффективно завершить тендер.

Проверено лично и коллегами множество раз Успешных раз….

Правило: Ни в коем случае не трактуйте информацию на стадии RFI, как окончательный срез рынка и итоговое решение. Используйте RFI для заполнения Ваших пробелов в понимании каких-либо процессов и возможностей. Интересуйтесь новым, спрашивайте про успешные примеры работы поставщика по направлениям планируемого тендера. Старайтесь не делать общих документов, не отправляйте большие, безумные опросники, на которые получите такие же бессмысленные ответы. Старайтесь точечно задавать вопросы, которые в будущем помогут выбрать лучшего поставщика

Помните, данная стадия является критично важной для новых поставщиков, т.к. Вы в первый раз задаете тон возможного будущего взаимодействия

Большинство коллег, уверен, скажут, что RFI должен быть неким официальным документом листов так на 20. Но в реальности несколько емэйлов, пара телефонных звонков или короткая встреча будут более эффективными и разумными.

Также я рекомендую запросить у поставщика общую информацию касательно Вашего объема тендера. Это позволит поставщику на этой стадии чувствовать себя более комфортно и не подгонять свое предложение под рамки Вашего RFI.

Цель RFI — не получить окончательное предложение. Цель RFI предоставить Вам полную информацию о товарах или услугах, на которые Вы планируете провести тендер.

По моему опыту, первоначальное обсуждение в телефонном режиме дает не только подробное понимание процессов. Оно также позволяет рассказать поставщику о каких-либо новых технологиях или новых решениях, предлагаемых на рынке. Что будет трудно сделать, если Вы загоните поставщика в рамки формального ответа на формальные документы RFI? Я могу рассказать десятки примеров, когда неформальные переговоры на стадии RFI о ситуации на рынке давали мне возможности оптимизировать планируемый тендер и получить не только лучшие цены, но и современные решения для внутренних заказчиков.

Однако стадия RFI не всегда необходима. Вы вполне можете ее пропустить и сделать поставщику запрос на RFQ/RFP, если действительно уверены в том, что имеете целостную картину.

Правило: Избегайте ситуации, когда RFI трактуется как: «Это будет нелишним», «У нас такие правила — всегда посылать RFI” и т.д. Помните, если у Вас есть полное представление о товарах или услугах, которые планируются в тендере, выпуская RFI, Вы неэффективно используете не только свое личное время, но и заставляете поставщиков делать бессмысленную работу. Это может перерасти в потерю заинтересованности (такое тоже бывало).

Я хочу привести один пример:

В 2009 г. у меня был тендер на услуги по покраске фасада здания. К текущему пулу был найден в Гугле менее крупный поставщик, которому я просто позвонил, описал ситуацию и наши требования. Мы даже посмеялись над ситуацией с требованиями, и во время разговора, как бы между делом, Поставщик спросил меня: «А почему Вы выбрали именно такую краску и именно такую технологию? Ведь можно сделать это и дешевле, и лучше, и не красить фасад каждые два года». Конечно же, после этих слов RFP был изменен. И в итоге все поставщики пула уже предлагали совершенно новое, более эффективное и дешевое решение. Хотя изначально рассматривали старый процесс, как единственно возможный.

Я согласен, правильная стадия RFI не может быть решающим фактором эффективности. Ей вполне под силу расширить границы следующих стадий RFQ/RFP и дать нам возможность получить именно то, что нужно компании — по самой лучшей цене и от самого лучшего поставщика

@olegremizov

Уважаемые коллеги. Данные статьи я пишу как часть моей небольшой научной работы в профессиональном обучении.

What important elements a perfect request for a quote must have?

When looking for RFQs explained: How to write a request for a quote, you must know about the important elements of RFQs. The following are important elements that need to consider before sending it to the vendors.

·   An open and clear bid invitation, along with a distinct summary

·   Document the overview of the company so the seller can recognize your need

·   Set criteria for vendors

·   Clear terms and conditions about the project

·   Be very much clear on Earnest money deposits for the project

·   Manage pricing of bids to identify the best one

·   The timeline must be included by following the deadline

·   Clearly identify the contact details of the vendor

Why should you use an RFQ?

An RFQ forms an essential part of the procurement process. When used with an RFP, it helps finalize the sourcing process and ensure the supplier-buyer relationship starts on the right foot. 

There are also occasions where using an RFQ by itself can have benefits. Use the RFQ process when: 

• You’ve narrowed down a list of qualified vendors
• You know the specific product or service that you want to buy 
• You will choose a vendor based primarily on price 
• You will be buying a product in bulk 
• You plan to buy a product that does not require customization
• You don’t need a service and maintenance plan or support included in the agreement

RFQs focus on getting the best possible price for your procurement needs. As such, they are ideally used in situations where there is a specific procurement need that doesn’t require lots of additional customization. MRO inventor may be a good candidate for the RFQ process. 

How to respond to an RFQ

Winning RFQs becomes more likely when you understand the parameters, utilize templates to respond, and automate the process.

Submission instructions

Almost every RFQ includes the following:

• The submittal deadline for submitting a bid
• How the response or proposal should be formatted
• Contact information

Responses should demonstrate that you understand the buyer’s strategic goals and can build a relationship for future projects.

How to determine whether you should respond

Understandably, buyers feel that they run the show when they’re ready to invest in a product or service. But that doesn’t mean that you have to respond to every RFQ in your inbox. If you can’t meet their needs, you may choose not to respond at all, and that’s okay.

Here are the essential facets to consider when responding to an RFQ:

• Specifically address everything in the RFQ in precise detail. Leave nothing unresolved.
  • Is the RFQ the right fit for your organization and solution?
  • Do you have a comprehensive solution that addresses each of the challenges presented in the request?
  • Does your pricing match the budget?
  • Do you have an existing or prior relationship with the issuing organization?
  • Do you have any insight into why the organization issued the RFQ?
• Research the buyer’s business.
• Give yourself plenty of time to respond but DO NOT miss the deadline, which is an absolute must in proving you can meet the requirements not just of the RFQ but of the proposed project.

The goal of any RFQ response is to win the bid. Here are some tips:

• Deliver the response on time.
• Be flexible if the requirements change.
• Mention experience or history of meeting similar buyers’ needs.
• Provide added value to the buyer.

Even if you do not win the bid, an RFQ response could lead to future opportunities.

Include an executive summary

Once you’ve determined that you can meet the customer’s needs, provide an executive summary of your company which should demonstrate your understanding of the parameters.

Despite being the very first thing on a quote template, the introduction is usually populated last. Other things to include in this executive summary could include broader business goals, essentially anything the issuers need to understand the bid.

Responsive saves you from having to manually recreate the introduction for each RFQ—or RFx—by using machine learning to auto-populate, with your approval, of course, each element of your executive summary.

Templatize your pricing

If you use a pricing template, the issuer can compare quotes easily. A pricing template provides uniformity, so the issuer will know exactly where to find pricing and product or service details.

An RFQ template should provide an offered price column. Other fields should include specifications and the quantity of products or services.

While templates will vary from product to product and RFQ to RFQ, the goal is to have all the information for a specific product in the same format so the purchaser can compare the bids quickly, easily, and accurately.

RFPIO includes both built-in customizable branded templates and provides the option to create your own.

Specifications

RFQ responses need to be specific. If one is not detailed enough, it could lead to misunderstandings, potentially jeopardize the deal, and even land you in legal hot water for misrepresentation. Templates help ensure you don’t miss anything.

Contract and fees

Vendors should know that most organizations require bid fees with each response. The assumption is that having skin in the game on the part of vendors helps ensure that the process is open and transparent. The money is typically held in escrow during the RFQ process.

If the vendor earns the contract, the payment schedule will reflect the fee. The remaining money in escrow is returned to the vendors that did not win the contract.