Система управления персоналом, функции и цели управления

Организация и проведение процесса подбора персонала

Как правило, успешное выполнение данной задачи обеспечивает эффективную работу всего коллектива и достижение поставленных целей. В этом подразделе мы рассмотрим основные аспекты организации и проведения процесса подбора персонала на складе.

Первым шагом в организации процесса подбора персонала является определение требований к кандидатам на конкретные вакансии. Руководители отделов должны четко представлять, какие навыки, знания и опыт необходимы для успешного выполнения работы на складе. Для этого можно составить детальный список требований к каждой должности и использовать его при выборе соискателей.

После определения требований необходимо разработать систему отбора кандидатов. Для этого можно применять различные методы, такие как собеседование, тестирование, анализ резюме и рекомендаций. Каждый метод имеет свои преимущества и недостатки, поэтому рекомендуется комбинировать их для более точной оценки кандидатов. Например, собеседование позволяет узнать больше о личности соискателя, а тестирование — проверить его знания и навыки.

Важным аспектом процесса подбора персонала является проведение интервью с кандидатами. Это мероприятие позволяет не только задать вопросы и получить ответы, но и оценить коммуникативные навыки, уровень самоорганизации, адаптивность к изменениям и другие важные качества. При проведении интервью следует придерживаться определенного плана, задавая каждому соискателю одинаковые вопросы для сравнения результатов.

После проведения интервью рекомендуется проверить информацию, предоставленную соискателями. Для этого можно связаться с предыдущими работодателями или указанными лицами в рекомендациях

Также стоит обратить внимание на соответствие резюме и результатов тестирования

Окончательное решение о приеме на работу принимается после тщательного анализа всех данных о кандидатах. При этом рекомендуется учитывать не только их профессиональные навыки, но и личностные качества, такие как ответственность, пунктуальность, коммуникабельность и т.д.

После приема на работу новых сотрудников следует организовать процедуру адаптации. Это поможет им быстрее войти в рабочий ритм и стать частью коллектива. Адаптация может включать проведение обучения, знакомство с правилами работы на складе и другими необходимыми мероприятиями.

Важно отметить, что подбор персонала является динамическим процессом. Возможно, что определенного кандидата не удастся найти или выбранный сотрудник окажется не подходящим для выполнения поставленных задач

В таких случаях требуется грамотное принятие решений – либо продолжение поиска соискателей, либо пересмотр требований к должности или проведение дополнительного обучения выбранного сотрудника.

Таким образом, организация и проведение процесса подбора персонала на складе являются одной из ключевых задач управления персоналом. Определение требований к кандидатам, разработка системы отбора, проведение интервью, проверка информации о соискателях и адаптация новых сотрудников – все эти этапы необходимо тщательно продумать и организовать для достижения наилучших результатов.

Ошибка 2. Работайте до 18 часов! Уйти пораньше нельзя

Постепенно фиксированный рабочий день переходит на второй план, важнее становится соблюдение дедлайнов.

Несмотря на это, многие руководители «старой школы» продолжают верить, что в офис нужно приезжать в 09:00, а уезжать в 16-17:00 (в зависимости от продолжительности рабочего дня). Но какой в этом смысл, если условный программист доделает работу в домашних условиях, а сейчас, посреди рабочего дня, нужно забрать ребенка из садика?

Установка жестких рамок приводит к ухудшению атмосферы в коллективе, появляются недовольства и разногласия. В сумме это выливается в срыв сроков.

Решение:

Идите навстречу персоналу. Почему бы один раз не отпустить сотрудника пораньше, если у него возникли неотложные дела? Многие руководители боятся, что персонал начнет злоупотреблять такой возможностью. На самом деле все быстро устаканивается и просьбы отпустить пораньше возникают только при реальной необходимости.
Не забывайте про дисциплину. Если специалист отпрашивается пораньше, напоминайте ему о сроках выполнения задач. Успевает все сделать в офисе за 4 часа? Здорово, пусть получит в награду свободное время за высокую продуктивность. Не успевает? Тоже не беда, пусть доделывает дома (если такая возможность есть). Свобода действий хорошо настраивает на продуктивную работу.
Разработайте понятную систему депремирования. Пряник — это здорово, но должен быть и кнут. Сотрудники должны знать ответственность за срыв сроков, если куда-то отпросились.

Что лучше: публикация вакансии или поиск в базе резюме

Публикуя вакансию на сайте, наниматель получит от многих обратную связь, однако не факт, что кто-нибудь ему подойдет. Штудируя базу резюме, работодатель рискует остаться без внимания соискателей. Так какой же из методов лучше?

Особенности размещения вакансии на различных ресурсах

распространяется на более широкие массы населения;
публикация имеет четкие рамки отбора всех претендентов;
откликнутся соискатели, которые заинтересованы в вашем предложении – но при этом только те, кто активно ищет работу. И отклики не всегда будут релевантными.

Особенности поиска сотрудников в базе резюме

остаются только высококвалифицированные специалисты, на которых стоит обратить внимание до того, как их найдут ваши конкуренты;

есть возможность выбора претендента по четко установленным параметрам, которые важны именно вашей компании;

можно комплексно оценить рынок специалистов нужного вам профиля;

так можно найти достойных пассивных кандидатов, которые в данный момент активно не ищут работу, а ждут интересных вариантов;

хорошо подходит для массового рекрутинга, когда изначально нужно отобрать большое количество резюме, а также для закрытого подбора персонала, когда нежелательно, чтобы все знали о вакансии. Может показаться, что достаточно будет использовать какой-то один способ поиска, если он однажды зарекомендовал себя как успешный

Однако эти инструменты могут отлично дополнить друг друга в процессе работы. Выбор того или иного метода будет зависеть от особенностей вашей ситуации. Стоит отметить, что оба способа поиска действенны.

Может показаться, что достаточно будет использовать какой-то один способ поиска, если он однажды зарекомендовал себя как успешный. Однако эти инструменты могут отлично дополнить друг друга в процессе работы. Выбор того или иного метода будет зависеть от особенностей вашей ситуации. Стоит отметить, что оба способа поиска действенны.

Шаг 4. Сформируйте стратегию

Итак, вы собрали необходимую информацию:

какие задачи стоят перед вашим отделом, приоритеты;
какая у вас команда, её возможности, зоны роста;
какие процессы в компании, взаимоотношения между другими отделами, проблемные зоны, как они соотносятся между собой.

Теперь из собранной информации можно сформировать стратегию вашего направления, выделив основные и глобальные задачи. Затем разделите их на цели и поэтапный план действий: что нужно сделать для достижения целей.

В этом шаге важно два этапа:

Защитить стратегию перед руководством. Получить одобрение на реализацию намеченного плана.
Защитить её перед своей командой. Показать общую картину происходящего, рассказать, почему необходимо реализовать эти задачи и куда они должны привести.

Методы, подходы и принципы управления персоналом

Гармоничная и согласованная работа системы напрямую зависит от применения конкретных стилей деятельности, точечно направленных на выстраивание структуры управления персоналом бизнеса. Их нередко объединяют в две обширные группы:

формируют упорядоченную систему по управлению кадрами компании;
отвечают за широкое развитие системы менеджмента.

Центральными практическими методами являются системный, сравнительный, декомпозиционный, динамический, экспертно-аналитический. Попробуем рассмотреть некоторые из ключевых средств, принципов подробнее.

Системный

Данный подход позволяет предварительно анализировать, а затем решать проблемы, связанные с усовершенствованием и повышением качества управления в корпорации.

Сравнительный

Суть такого метода заключается в сравнении имеющейся на территории предприятия системы управления персоналом с похожей системой в иной, но более известной, производительной и удачливой фирме. Наивысшей эффективности способа можно добиться, если во время сопоставления используются единообразные управленческие системы.

Последовательный

Принцип позволяет изучать влияние воздействия на систему управления входящих в нее обстоятельств вместе и по отдельности. При том среди них подбираются, идентифицируются и реализуются оптимизированные и немаловажные факторы.

Декомпозиционный

Довольно легкий метод, разбивающий сложные и многокомпонентные явления на простые и элементарные составляющие. Данный процесс необходим для дальнейшего проникновения в суть изучаемого феномена.

Динамический

Принцип, предусматривающий положение конкретной информации в динамике и исключающий произвольные и искаженные факты. Зачастую подобный метод употребляется при тестировании сущности многообразных числовых показателей, описывающих действующую в компании систему.

Структуризационный

Средство, отвечающее за верификацию целей и стратегической политики, которые уже присутствуют в фирме. Инструмент подходит для аргументации и примера функционирующей системы управления сотрудниками в ходе сопоставления ее с целеустремленностью организации.

Экспертно-аналитический

Метод требует вовлечения квалифицированных экспертов и руководства для решения проблем. В ходе экспертного анализа выявляет различные направления модернизации управления, оценивает вероятные причины недочетов имеющейся системы.

Нормативный

Метод, отвечающий за использование нормативов, их содержание и функциональный состав в кадровой области. Подходит для уточнения нужного количества сотрудников, типа структуры компании и конкретных критериев, по которым выстраивается аппаратное управление кадровой системой фирмы в целом.

Параметрический

Инструмент для конкретизации и толкования полнофункциональных зависимостей, рассматриваемых между показателями действующей системой управления персоналом и опций набора элементов производственной системы. Позволяет увидеть, определить соответствия.

Морфологический

Специфическое средство, применяемое для построения и исследования комбинированных вариантов управленческих постановлений и резолюций. В ходе методики все имеющиеся функции системы управления записываются в столбик, а рядом с ними указываются способы, варианты осуществления.

Творческий

Метод совместного обсуждения, в котором принимают участие не только руководящие лица, но и остальные члены трудового коллектива. Каждый имеет право высказать новые идеи, порождающие очередные идеи у собеседников. Огромный поток решений и большое число найденных путей в ходе такой беседы приводят к модернизации структуры организации.

***

Проанализировать полученные резюме

Сравниваем резюме кандидата с описанием вакансии, на которую они откликнулись. Отвечают ли их опыт и навыки прописанным требованиям?

Не ждите, пока соберется много откликов: так на разбор уйдет целый день, а то и больше. Мы рассказывали в недавней статье, как упростить сортировку резюме — на сайте есть целый арсенал разных средств для этого.

Составляем три шаблона ответа на отклики: да, возможно и нет.

Для тех, кого готовы пригласить, шаблон может выглядеть так: Здравствуйте, %имя%! Мы хотели бы пообщаться с вами в течение 15-20 минут по телефону о ваших навыках. Пожалуйста, предложите 3-5 вариантов времени, в которое вам удобно созвониться. На какой номер лучше позвонить?После этого мы предложим время собеседования.Спасибо,Кристина
Кандидатов, над которыми еще хочется подумать, лучше сразу переложить в папку «Подумать», иначе они потеряются в списке. Чтобы не оставлять их в неизвестности, отправьте им другой шаблон: поблагодарите за отклик и сообщите, что готовы вернуться к их резюме через 1-2 недели. Это даст вам время пообщаться с теми, кто попал в список «да».
Тем, кто вам не подошел, пришлите письмо с отказом. Поблагодарите за потраченное время и пожелайте удачи в поисках дальнейшей работы. Если у вас есть программы стажировок, то расскажите о них и напишите дату ближайшего начала отбора.

Ошибка 3. Я поставлю задачи, а они пусть сами планируют выполнение

Планирование — залог успешной работы любой команды. Это актуально как при выполнении повседневных (постоянных) задач, так и при реализации крупных проектов.

Неэффективный руководители зациклен на результате и не концентрирует внимание на процессе. В результате реализовать проект в срок не удается, а виноваты сотрудники

Такая позиция — верный путь к неудаче и плохой атмосфере внутри коллектива.

На самом деле виноват руководитель, который нормально не планировал выполнение задач, не распределял их между членами командами и не контролировал процесс. Прежде чем браться за выполнение чего-либо, надо четко планировать каждый этап.

Решение:

Делите все проекты (обязанности) на мелкие итерации. Чем больше задача, тем дольше специалисты откладывают начало работы над ней. Но если ее разделить на 10 мелких подпунктов, тогда каждый уже не такой и большой, и вообще ≥≤легко выполняется за пару часов.
Для итераций устанавливайте четкие сроки. Это делается исходя из сроков реализации проекта (большой задачи) в целом. Например, его нужно сделать за 3 месяца. Отталкивайтесь от этого и для итераций устанавливайте индивидуальные сроки (в зависимости от сложности и значимости). Тогда сотрудники будут следовать четкому плану и успеют реализовать проект за отведенное время.
Не забывайте вносить в план правки. Ежедневно появляются разные обстоятельства, так или иначе влияющие на работу. Если что-то ускоряет или замедляет ее выполнение, не забывайте отражать это в установленном плане.

Подготовка документа с запросом

Для получения списка сотрудников ООО необходимо подготовить документ с запросом к регистрирующему органу. В данном случае, это налоговая инспекция вашего региона.

Документ должен содержать информацию о вашей организации, а также запрос на предоставление списка сотрудников

Важно указать полное наименование и ИНН вашей компании, а также контактные данные, по которым орган сможет с вами связаться

В самом запросе следует четко указать, что вам нужен список всех сотрудников, работающих в настоящий момент в вашей организации. Для удобства можно предоставить и дополнительные данные, такие как ФИО сотрудников, должности, даты приема на работу и пр.

Обратите внимание, что запрос следует оформить в письменной форме и подписать. Также может потребоваться приложить копии документов, подтверждающих ваше право на получение такой информации

Подготовку документа с запросом можно выполнить самостоятельно или обратиться к юристам или специалистам по оформлению документации

Важно убедиться, что документ с запросом сформулирован четко и соответствует требованиям законодательства

Способы получения полного списка сотрудников:

1. На сайте компании: В большинстве случаев, компании публикуют список своих сотрудников на своем официальном сайте. На сайте вы можете найти страницу «Команда», «Сотрудники» или что-то подобное, где будет указан полный список сотрудников с их контактными данными.
2. Внутренний справочник: Если вы являетесь сотрудником организации, большинство компаний предоставляют внутренний справочник или электронную базу данных, где можно найти полный список сотрудников и их контактную информацию.
3. Обратитесь к HR-отделу: Если вы не можете найти полный список сотрудников на сайте или во внутреннем справочнике, обратитесь к HR-отделу. Они смогут предоставить вам нужную информацию о сотрудниках.
4. Спросите коллег: Если вам известны имена конкретных сотрудников, вы можете обратиться к своим коллегам и спросить у них информацию о других сотрудниках, которые находятся в их подразделении или отделе.
5. Воспользуйтесь внутренней системой коммуникации: Если ваша компания использует внутреннюю систему коммуникации, вроде электронной почты или мессенджера, вы можете воспользоваться этими инструментами, чтобы найти нужную информацию о сотрудниках.
6. Обратитесь к документации: Для некоторых организаций полный список сотрудников может быть указан в документации, такой как организационная структура или устав компании. Обратитесь к этим документам, чтобы найти нужную информацию.

Стратегии управления персоналом

Это главное направление формирования профессионального, конкурентоспособного, ответственного и сплоченного кадрового состава организации. Подразумевается, что такой коллектив помогает достигать долгосрочных целей и следовать общей концепции (стратегии) развития предприятия.

Есть две основных характеристики стратегии управления персоналом. Первая — это долгосрочность. Стратегию, предполагающую разработку и изменение психологических установок, мотивации, всей структуры персонала и даже самой системы управления кадрами, нельзя реализовать за короткий срок.

Вторая характеристика — это тесная связь с общей стратегией (концепцией развития) компании, учет факторов внешней и внутренней среды. Изменение последних обязательно влечет модификацию или даже смену стратегии предприятия и требует соответствующих корректировок численности и структуры кадрового состава, его квалификации, навыков, стиля и методов работы.

Существует четыре типа стратегии организации, с которыми тесно связана и современная стратегия управления персоналом:

Предпринимательская стратегия.

Она характерна для компаний, занимающихся новым видом деятельности, в центре внимания которых удовлетворение всех требований заказчика без тщательной проработки последствий. Стратегия управления персоналом в этом случае отличается следующими чертами:

отбор сотрудников, которые готовы рисковать и обладают такими качествами, как инициативность, контактность, нацеленность на долговременную работу;
вознаграждение на конкурентной основе, удовлетворяющее ожидания сотрудника;
оценка по реальным результатам;
неформальное развитие личности, ориентация на наставника;
планирование кадровых перестановок с учетом интересов сотрудников.

Стратегия динамического роста.

В этом случае степень риска значительно меньшая, закладывается фундамент для будущего компании, все решения принимаются на основе сопоставления целей и средств, необходимых для их достижения. Черты кадровой управленческой стратегии таковы:

отбор и расстановка кадров направлены на поиск гибких и лояльных компании сотрудников, готовых рисковать в случае необходимости;
беспристрастное и справедливое вознаграждение;
оценка по четко оговоренным критериям;
акцент на развитии личности в сфере основной деятельности;
планирование перестановок с учетом реальных возможностей компании и различных форм служебного продвижения.

Стратегия прибыльности.

Центром ее внимания является сохранение существующего уровня прибыли предприятия. Этому же подчинена стратегия управления персоналом:

отбор и расстановка кадров максимально жесткие;
вознаграждение, основанное на заслугах, старшинстве и внутрифирменных представлениях о справедливости;
оценка узкая, ориентированная на конкретный результат;
развитие личности — концентрация на развитии в области поставленных задач;
планирование перестановок жесткое, в соответствии с представлениями руководства о целесообразности.

Стратегия ликвидации.

Продажа активов компании с целью устранения убытков. В будущем возможно сокращение штата, поскольку ожидается дальнейшее падение прибыли. Стратегия управления персоналом в этом случае следующая:

набор служащих маловероятен;
оплата основана на заслугах, практически не повышается, без дополнительного стимулирования;
оценка строгая, формальная, в соответствии с управленскими критериями;
развитие и обучение — только в случае служебной необходимости;
продвижение — только для тех, кто имеет требуемые навыки.

Стратегия круговорота.

Основная цель — спасение компании. С целью выживания нередко принимаются меры по сокращению штатов. Управление персоналом имеет следующие характеристики:

отбор персонала — только разносторонне развитые и квалифицированные сотрудники;
оплата по системе стимулов и проверки заслуг;
оценка по результату работы;
обучение — тщательные отбор претендентов на повышение квалификации;
продвижение может иметь различные формы.

Консультация с руководством

Получение списка сотрудников ООО может потребовать дополнительного обсуждения с руководством компании. Во-первых, необходимо уточнить, каким образом руководство предпочитает предоставлять информацию о сотрудниках. Возможно, есть специальный отдел, ответственный за это, или руководство может самостоятельно предоставить нужную информацию.

Во-вторых, следует обсудить цели, по которым нужен список сотрудников. Возможно, это нужно для внутреннего использования в организации, или для взаимодействия с внешними партнерами. Конкретные цели помогут определить, какую информацию следует включить в список сотрудников.

Также важно уточнить, какую степень доступа к списку сотрудников требуется. Возможно, руководство хочет, чтобы вся информация была доступна только внутри компании, или есть необходимость предоставить ограниченный доступ внешним сторонам

Определение уровня доступа поможет обеспечить конфиденциальность данных и защиту персональной информации.

В процессе консультации с руководством также стоит узнать, какую форму предпочтительнее использовать для списка сотрудников. Возможно, руководство предпочитает электронную версию списка или бумажный документ. Это позволит подготовить список в нужном формате и минимизировать возможные проблемы при его передаче.

Важно помнить, что консультация с руководством необходима для согласования всех вопросов, связанных со списком сотрудников ООО. Такой подход позволит избежать путаницы и конфликтов, связанных с доступом к информации и предоставлением персональных данных

При получении списка сотрудников ООО следует соблюдать требования законодательства о защите персональных данных и обеспечивать конфиденциальность информации. Забота о безопасности данных поможет сохранить доверие сотрудников и защитить организацию от возможных рисков.

Адаптация новых сотрудников: обучение и интеграция в команду.

Адаптация новых сотрудников является важным этапом в жизни любой организации. Правильная интеграция новых сотрудников позволяет быстро вовлечь их в рабочий процесс, повысить эффективность команды и улучшить работу всего предприятия. Основными компонентами успешной адаптации новых сотрудников являются обучение и интеграция в команду.

Обучение новых сотрудников

Обучение новых сотрудников является одним из главных этапов в процессе адаптации. Правильная организация обучения дает возможность новым сотрудникам быстро освоить основные знания и навыки, необходимые для работы на данной позиции. Для этого можно использовать следующие методы обучения:

Ознакомление с компанией и ее культурой. Новым сотрудникам необходимо предоставить информацию о компании, ее целях, миссии, ценностях и корпоративной культуре

Также важно ознакомить их с организационной структурой, ключевыми процессами и процедурами. Обучение процессам и системам

Новым сотрудникам следует предоставить обучение по основным бизнес-процессам, системам, программам и инструментам, используемым в работе. Это позволит им быстрее начать выполнять свои рабочие обязанности и войти в ритм работы команды.
Наставничество. Один из эффективных методов обучения новых сотрудников — наставничество. Опытные сотрудники могут помочь новичкам освоить рабочие процессы, отвечать на вопросы и рекомендовать решения по реальным рабочим ситуациям.
Тренинги и семинары. Для более глубокого изучения определенных навыков и компетенций можно проводить тренинги и семинары. Это может быть специализированное обучение по конкретной области, развитие мягких навыков или обучение по специфическим задачам и процессам.

Интеграция в команду

Интеграция новых сотрудников в команду также имеет большое значение для успешной адаптации. Умение работать в команде и эффективно взаимодействовать с коллегами помогает сотруднику быстро войти в рабочий процесс и стать полноценным участником команды. Вот несколько способов интеграции новых сотрудников в команду:

Знакомство с коллегами

Важно организовать встречу нового сотрудника с его будущей командой. Это может быть формальное знакомство на совещании или неформальное общение на корпоративном мероприятии

Главное, чтобы есть возможность познакомиться лично и пообщаться с будущими коллегами.
Распределение обязанностей и ролей. В команде следует ясно определить обязанности и роли каждого члена, включая нового сотрудника. Это поможет избежать путаницы и конфликтов, а также позволит новому сотруднику принять участие в работе и внести свой вклад.
Проведение командных мероприятий. Организация различных командных мероприятий, таких как общий обед, корпоративные тренинги или тимбилдинги, способствует созданию доверия и укреплению взаимодействия в команде. Это также поможет новому сотруднику лучше познакомиться с коллегами.
Поддержка и обратная связь. Важно создать атмосферу поддержки и открытой обратной связи в команде. Руководители и коллеги должны быть готовы помочь новому сотруднику, ответить на его вопросы и поделиться опытом. Также важно регулярно проводить оценки производительности и обратную связь, чтобы новый сотрудник мог получить информацию о своих сильных сторонах и возможностях для улучшения.

Правильная адаптация новых сотрудников, основанная на обучении и интеграции в команду, является залогом успешного старта и долгосрочной работы сотрудника в организации. Это позволяет улучшить производительность команды, сохранить ценных сотрудников и создать позитивную рабочую атмосферу.

Заключение

Конечно, рекомендаций для вхождения руководителя в должность на новом рабочем месте намного больше

Но для начала важно начать именно с описанных выше шагов и сделать на каждом их них упор, чтобы ваш первый месяц адаптации прошёл эффективно и максимально гладко, как для бизнеса, так и для новой команды

Безусловно, часть задач не начнёт сразу решаться так, как вы это запланировали. Возможно недопонимание со стороны команды, срывание сроков, результат может быть не такой, как вы себе представляли, и многое другое, что сложно учесть на начальном этапе управления новой командой. Всё дело в человеческом факторе и новых взаимоотношениях. Вы присматриваетесь к команде так же, как и команда присматривается к вам, не забывайте это. Процесс будет налаживаться постепенно и нужно быть к этому готовым.

Важно помнить, что вы руководите целой командой, а не сотрудниками по отдельности. Формируйте профессиональную команду, развивайте управленческие навыки