Редакции документов

Процесс создания и поддержки актуализированных документов

1. Сбор информации: В данном этапе происходит сбор всех необходимых данных и информации, которые будут использоваться для создания документа. Это могут быть текстовые материалы, графики, таблицы и другие типы информации.

2. Структуризация информации: На этом этапе информация, полученная на предыдущем этапе, структурируется и организуется в логические блоки. Это позволяет упорядочить данные и обеспечить легкость восприятия и поиска нужной информации.

3. Форматирование и оформление: После структуризации информации происходит ее форматирование и оформление в соответствии с требованиями и стандартами, принятыми в организации. Это может включать выбор шрифтов, стилей, цветовой гаммы и других параметров.

4. Редактирование и проверка: Важным этапом в процессе создания актуализированных документов является их редактирование и проверка на наличие ошибок и неточностей. Корректность и точность информации являются ключевыми аспектами в создании актуальных документов.

5. Обновление и поддержка: После создания и публикации актуализированных документов необходимо поддерживать их в актуальном состоянии. Это включает регулярное обновление информации, проверку ссылок и коррекцию возможных ошибок.

6. Версионирование и контроль: Для обеспечения эффективной работы с актуализированными документами необходимо вести их версионирование и контроль. Это позволяет отслеживать изменения и вносить необходимые корректировки в документы.

Этап	Описание
Сбор информации	Сбор всех необходимых данных и информации для создания документа.
Структуризация информации	Организация информации в логические блоки.
Форматирование и оформление	Форматирование и оформление информации в соответствии с требованиями.
Редактирование и проверка	Редактирование и проверка на наличие ошибок и неточностей.
Обновление и поддержка	Обновление информации и поддержка документов в актуальном состоянии.
Версионирование и контроль	Ведение версий документов и контроль их изменений.

Все эти этапы являются важными составляющими процесса создания и поддержки актуализированных документов. Их правильная организация и выполнение обеспечивают качественное и актуальное представление информации, что способствует эффективному управлению данными в организации.

Автоматическое отслеживание необходимости актуализации распорядительных документов

При реализации проекта учитывалось, что процессы подготовки и регистрации распорядительных документов не должны кардинально измениться для конечного пользователя. (РД – распорядительный документ, КЭД – Карточка электронного документа).

Разработан справочник тем распорядительных документов. Для каждой темы предусмотрена возможность установить признак отслеживания событий актуализации распорядительных документов (управлять изменениями) и признак обязательности ввода состава комисии, рабочей группы или ответственных. При выборе определенной темы распорядительного документа проводятся соответствующие проверки – например, наличие ФИО работников состава комиссии в соответствующей закладке карточки.

Теперь для того, чтобы система смогла автоматически отслеживать необходимость актуализации распорядительных документов, пользователю достаточно корректно указать у документа одну из доступных для выбора тем (сохранить без указания темы невозможно).

Разработан специализированный справочник «Составы рабочих групп/комиссий, ответственные», в котором фиксируется информация по всем работникам указанным в Составе, а также изменения в этих Составах.

Просмотр записей справочника доступен только из соответствующего распорядительного документа, в рамках которого вводилась информация по Составу.

В зависимости от темы распорядительного документа логика выбора работников в Состав и проверки автоматически изменяются, например:

Для темы «О назначении ответственных лиц с проверкой квалификации», в карточке справочника необходимо указать номер требуемой квалификации (или выбрать из доступного перечня), которая присвоена работнику в системе управления персоналом SAP HR. Система автоматически выберет работников, которые на дату создания распорядительного документа, имеют действующую квалификацию.
Для темы «Назначение ответственных за ведение делопроизводства» Состав можно автоматически заполнить из работников, указанных в выбранных местах регистрации. Также для данной тематики реализовано автоматическое создание приложения к приказу о назначении ответственных за ведение делопроизводства из карточки распорядительного документа, что позволило значительно сократить время подготовки данного приложения.

В случае подготовки распорядительного документа, который вносит изменения в ранее созданный распорядительный документ (например, изменение в Состав и/или в нормативный документ), на закладке «Изменения» карточки распорядительного документа указываются ссылки на соответствующие документы, в которые вносятся изменения.

В случае необходимости внести изменения в Состав пользователю доступно действие по просмотру актуального Состава: в открывшемся диалоге можно внести изменения (добавить или удалить участника).

Внесенные изменения отобразятся в карточке Состава. Информация по Составу доступна для просмотра пользователю в карточке документа и в РКК.

Зачем нужно завизирование документа?

Завизирование документа — процесс, в результате которого на документе ставится официальная печать или подпись, подтверждающая его подлинность и подтверждающая сохранность его содержания на момент завизирования

Завизирование документа имеет важное значение в различных сферах деятельности и материальных сделках, поскольку обеспечивает правовую значимость документа и его доказательную силу

Защита от подделок и изменений: Завизирование документа создает физическую след, который сложно или невозможно подделать или изменить. Печать или подпись, проставленная на документе, дают возможность установить его подлинность и исключить возможность внесения несанкционированных изменений.

Доказательная сила: Завизирование документа придает ему доказательную силу в суде или в других правовых процессах. Это свидетельство того, что документ создан и подписан конкретным лицом, и его содержание законно и верно на момент завизирования.

Доверие и авторитет: Завизирование документа увеличивает его доверие и авторитет в глазах третьих лиц. Официальная печать или подпись на документе подтверждают его легитимность и надежность, что делает его более привлекательным для потенциальных реципиентов.

Подтверждение согласованности: Завизирование документа подтверждает его согласованность с определенными правилами, процедурами или стандартами. Например, в некоторых организациях или государственных учреждениях завизирование необходимо для подтверждения согласованности с внутренними политиками и правилами.

Нормативные требования: В некоторых случаях указанные правила завизирования документов являются нормативными требованиями, согласно которым определенные документы обязаны быть завизированы с определенной официальной печатью или подписью. Неуважение к таким требованиям может привести к отказу в признании документа.

Основными преимуществами завизирования документов являются обеспечение юридической значимости, защиты от подделок и изменений, создание доказательной силы и установление доверия и авторитета документа. Это важный процесс в различных областях деятельности и стоит принимать его всерьез, чтобы гарантировать надежность и законность документов.

Последствия нарушения требований законодательства

Штрафы и финансовые санкции:

За нарушение требований законодательства предусмотрены штрафы, которые могут быть значительными и негативно повлиять на финансовое состояние компании.
Помимо штрафов, нарушитель может обязан уплатить дополнительные финансовые санкции, включая уплату компенсации за причиненный ущерб или упущенную выгоду.

Негативное влияние на репутацию:

Нарушение требований законодательства может привести к негативной реакции общественности, клиентов и партнеров компании.
Это может привести к потере доверия со стороны клиентов, ухудшению бренда и имиджа компании на рынке.

Уголовная ответственность:

В некоторых случаях, нарушение требований законодательства может быть квалифицировано как уголовное преступление.
Это может привести к уголовному преследованию руководителей и сотрудников компании, сопряженному с серьезными юридическими последствиями, включая уголовные наказания, арест и т.д.

Потеря лицензии или разрешения на осуществление деятельности:

В случае нарушения требований законодательства, компания может лишиться лицензии или разрешения на осуществление определенной деятельности.
Это может привести к приостановке или полной остановке бизнеса, потере клиентов и доходов.

Гражданская ответственность:

В случае причинения ущерба третьим лицам в результате нарушения требований законодательства, нарушитель может быть обязан возместить ущерб лицам, понесшим его.
Это может повлечь за собой дополнительные расходы и потерю ресурсов компании.

Потеря конкурентных преимуществ:

Компании, которые соблюдают законодательство, получают преимущества перед конкурентами.
Нарушение требований законодательства может привести к потере этих преимуществ и уступке конкурентам, что может негативно повлиять на позиционирование компании на рынке.

Кадровые проблемы:

Нарушение требований законодательства может вызвать отрицательное отношение сотрудников к компании и привести к увольнению сотрудников, которые могут считать свои права нарушенными.
Это может привести к потере опытных кадров и ухудшению рабочей атмосферы в компании.

Юридические и административные риски:

Нарушение требований законодательства повышает риск возникновения юридических конфликтов и споров с государственными органами, клиентами и другими сторонами.
Это может привести к длительным и трудозатратным юридическим процессам, которые могут отвлекать компанию от ее основной деятельности.

Подходы к организации рецензирования в разных сферах

Рецензирование документов является неотъемлемой частью работы в различных сферах деятельности. Однако подходы к организации процесса рецензирования могут варьироваться в зависимости от сферы и целей, которые ставятся перед этим процессом. Ниже описаны основные подходы к организации рецензирования в разных сферах.

Академическая сфера : в академической сфере рецензирование является неотъемлемой частью научных публикаций. Как правило, рецензия проводится экспертами в соответствующей области знаний и имеет целью оценить научное содержание работы, достоверность и актуальность результатов исследования. Рецензируемая статья анонимно передается нескольким экспертам для оценки. Эксперты делают письменные замечания и рекомендации по улучшению работы, на основании которых принимается решение о допуске статьи к публикации или ее отклонении.
Издательский бизнес : в издательском бизнесе рецензирование обычно осуществляется в целях отбора литературных произведений для публикации. Потенциальные авторы отправляют свои работы на рецензию, и рецензенты оценивают качество, оригинальность и потенциал произведения. На основании рецензий принимается решение о приеме или отклонении произведения

Рецензирование в издательском бизнесе имеет важное значение для определения качества литературы и ее соответствия требованиям рынка.
Медицина : в медицине рецензирование применяется в контексте оценки научных статей, клинических рекомендаций, обзоров лекарств и другой специализированной литературы. Рецензию проводят эксперты в медицинской области, которые оценивают научную точность, методику и важность исследования

Результаты рецензирования могут влиять на принятие решений в медицинской практике, развитие новых методов лечения и принятие медицинских рекомендаций.
IT-индустрия : в IT-индустрии рецензирование часто применяется в контексте оценки программного обеспечения или технической документации. Рецензия проводится специалистами в соответствующей области, которые оценивают качество программы или документации, соответствие требованиям и наличие ошибок. Результаты рецензирования могут быть использованы для улучшения качества программного продукта или документации, а также принятия решений о его размещении на рынке.
Журналистика : в журналистике рецензирование используется для оценки качества журналистской работы, обработки новостей и статей. Журналистский материал может быть оценен на точность, балансированность, полноту и актуальность информации. Результаты рецензирования могут быть использованы для улучшения качества журналистской работы, повышения доверия читателей и выявления и исправления возможных ошибок или предвзятости.

Каждая сфера деятельности имеет свои особенности организации рецензирования. Однако в целом, рецензирование играет важную роль в обеспечении качества и достоверности документов, а также в развитии науки, культуры и прогресса в различных сферах.

Значение и процесс обновления документов: как актуализировать информацию

Актуализирование документов – важный этап в процессе управления информацией. Обновление документов позволяет поддерживать актуальность информации, которая содержится в них, и предоставлять пользователям только достоверную и свежую информацию.

Значение актуализации документов

Актуальные документы являются основой для принятия решений и проведения операций в организации. Неактуальная информация может привести к неправильным решениям, ошибкам или потере времени и ресурсов.

Актуализация документов имеет ряд преимуществ:

Обеспечивает актуальность информации, которая содержится в документах.
Улучшает качество принимаемых решений и операций.
Позволяет предотвратить возможные ошибки или недоразумения.
Снижает риск проблем и конфликтов, связанных с устаревшей информацией.

Процесс обновления документов

Процесс актуализации документов предполагает следующие шаги:

Выявление необходимости обновления документов.
Проведение анализа и оценки актуальности информации в документах.
Внесение необходимых изменений и обновление содержания документов.
Уведомление заинтересованных сторон об обновленной информации.
Архивирование и хранение обновленных документов.

При обновлении документов необходимо учитывать следующее:

Определить периодичность обновления документов в зависимости от их типа и характера информации.
Проверить достоверность новой информации и источника, из которого она получена.
Получить подтверждение о внесении изменений от ответственного лица или структуры, уполномоченных на это.
Уведомить пользователей о проведенных изменениях и предоставить доступ к обновленным документам.
Создать механизм контроля за актуализацией документов, чтобы обеспечить их постоянное обновление.

Для удобства управления документами и их актуализации можно использовать электронные системы документооборота, архивации и контроля версий.

Выводы

Актуализация документов является важным процессом в управлении информацией. Это позволяет поддерживать актуальность и достоверность информации, которая содержится в документах. Процесс обновления документов включает несколько шагов и требует внимательности и ответственного подхода. Однако актуализация документов является неотъемлемой частью эффективного управления информацией и способствует правильному принятию решений и проведению операций в организации.

Сущность рецензирования документа и его роль в научной сфере

Рецензирование документа является процессом оценки и анализа научных статей, книг, диссертаций и других научных работ. Оно выполняется независимыми экспертами с целью определить качество работы, ее актуальность, соответствие научным требованиям, а также предоставить рекомендации и замечания авторам.

Рецензирование документа имеет значительное значение в научной сфере. Оно позволяет установить достоверность и научную ценность работ, полезные для научного сообщества и развития науки в целом. Рецензируемые публикации играют важную роль в процессе формирования новых знаний, обмена опытом и создания научного диалога.

Оценка рецензентов помогает улучшить качество документа, выявить потенциальные ошибки и неясности. Это может оказать положительное влияние на дальнейшую работу авторов и повысить доверие к результатам исследований.

Научное сообщество основывается на принципах обоснованности и надежности научных исследований, поэтому рецензирование является неотъемлемой частью научного процесса. Оно способствует обеспечению качества научных публикаций, снижению риска распространения некачественной и непроверенной информации.

В научной сфере рецензирование документов происходит как до их публикации, так и после. Первичное (предпубликационное) рецензирование выполняется перед публикацией статьи или иного научного документа. Оно осуществляется независимыми экспертами по предметной области работы. Основная цель такого рецензирования — проверить научную значимость, актуальность и методологическую правильность работы.

Вторичное (постпубликационное) рецензирование происходит после публикации работы. Оно может выполняться членами научного сообщества, а также другими экспертами, заинтересованными в данной области исследований. Цель вторичного рецензирования заключается в анализе содержания, подтверждении или опровержении результатов исследования, а также обеспечении дальнейшей коммуникации между авторами и научным сообществом.

Рецензирование документа является важным инструментом научной деятельности. Оно способствует качественному развитию науки, повышению уровня доверия к научным исследованиям и их результатам

Поэтому рецензирование следует уделять должное внимание и проводить его с соблюдением научных стандартов и этических норм

Как провести актуализацию документа

Определите цель актуализации.
Прежде чем приступать к актуализации документа, необходимо понять, с какой целью это делается. Может быть, требуется обновить информацию, исправить ошибки, добавить новые детали или внести другие изменения

Четкое определение цели поможет управлять процессом актуализации и сделает его более эффективным.

Основные этапы актуализации.
Актуализация документа может быть разделена на несколько основных этапов:
Анализ документа: изучение содержания и структуры, выявление необходимых изменений.
Изменение документа: внесение требуемых корректировок, добавление новой информации.
Проверка и редактирование: проверка актуализированного документа на наличие ошибок или несоответствий, редактирование и исправление.
Утверждение и распространение: получение одобрения от ответственных лиц, а также распространение актуализированной версии документа по необходимым каналам.

Включите все нужные изменения.
При актуализации документа особое внимание следует уделить тому, чтобы внести все необходимые изменения. Это включает в себя:
Обновление устаревшей информации или удаление ее при необходимости.
Добавление новых фактов, данных или примеров для уточнения или улучшения документа.
Исправление ошибок, опечаток или неточностей.
Уточнение или изменение структуры и организации информации.

Составление новой версии.
После внесения всех изменений необходимо создать новую версию документа, которая будет актуализированной

Это можно сделать, просто сохраняя новую копию документа, который был отредактирован, или при помощи специальных инструментов управления версиями документов.

Обеспечение доступа и распространения.
Актуализированный документ должен быть доступен для нужных пользователей или заинтересованных сторон. Для этого можно использовать различные способы распространения, такие как электронная почта, интранет-порталы, облачные хранилища или публикация на web-сайтах.

Краткий словарь по вычислительной технике, информатике и метрологии

В настоящее время неуклонно растет количество предоставляемых облачных услуг. Традиционные модели, например, Iaas (инфраструктура как сервис), PaaS (платформа как сервис), SaaS (программное обеспечение как сервис), хотя и составляют основу онтологии облачных сервисов, но активно дополняются новыми возможностями (сервисами) со своими связями и структурами .

Все действия по гармонизации российских и международных стандартов можно условно разбить на пять этапов.

Рассматривается состояние и направления развития облачных сервисов, таксономии основных категорий облачных вычислений, разработка стандартов и нормативных документов по применению облачных технологий.

Постоянное проведение обновления имеющейся базы стандартов позволяет иметь в использовании актуальные документы и гарантировать соответствие выпускаемой продукции действующим нормам и требованиям, что является важнейшим условием поддержки и успешного развития бизнеса.

В случае выявления несоответствий в ходе работы пользователей с документацией, а также в результате проведения аудита или осуществления проверки на действенность и актуальность документации, все несоответствия анализируются и, по результатам анализа, вносятся изменения.

Если это касается закона, кодекса или консультации эксперта то: Это значит редакция, которую привели в соответствие с действующим актуальным на данный момент времени законодательством, проверили все ссылки, проставленные на другие законы и источники.

Есть и другой подход – ограничить действие документа календарным годом, тогда его окончание становится поводом для аудита ЛНА.

Единственный способ не «потерять» ЛНА и круглогодично поддерживать их в актуальном состоянии – любым удобным способом вести базу данных локальных нормативных актов в организации. Причем регистрировать надо не только ЛНА, но и все изменения / дополнения к ним.

Организация должна выбрать подходящий орган по сертификации и направить туда заявку на проведение сертификации системы менеджмента качества. После получения положительного ответа на заявку, организация заключает договор с органом по сертификации на проведение соответствующих работ.

Каждый раздел планов включает в себя: название вопроса (мероприятия), дату рассмотрения (проведения), ответственных исполнителей. План составляется по установленной Департаментом форме.

Необходимо учитывать и существование в организации централизованной регистрации документов. Там, где она есть, выявить подлежащие анализу ЛНА не составит труда, поскольку держателем подлинников этих документов является служба ДОУ.

Стандарт – это документ со своим жизненным циклом. В ходе жизненного цикла может изменяться содержимое стандарта, его статус, выпускаться изменения и дополнения к нему, он может быть заменен на другие стандарты. Одно из основных требований современного общества – это своевременная и ежегодная актуализация нормативной документации, используемой на предприятии.

Значение рецензирования для качества научных публикаций

Рецензирование является важным этапом в создании качественных научных публикаций. Этот процесс позволяет оценить и исправить ошибки, улучшить содержание и уникальность текста, а также проверить достоверность научных данных и выводов.

Научные публикации, прошедшие рецензирование, заслуживают большего доверия у читателей и специалистов в соответствующей области знаний. Критический анализ публикации специалистами-рецензентами позволяет обнаружить и исправить неточности, логические ошибки и противоречия, повышая достоверность и качество результатов исследования.

Процесс рецензирования включает в себя множество аспектов, которые необходимо учитывать при оценке публикации:

Научная значимость: Рецензенты оценивают важность и оригинальность исследования, его вклад в развитие научной области или решение практических проблем.

Содержание и структура: Рецензенты анализируют, насколько публикация логично структурирована, насколько четко сформулированы цель, задачи, методика и выводы исследования.

Методология исследования: Рецензенты проверяют использование соответствующих методов и подходов, достоверность и точность применяемых методов и анализа данных, а также обоснованность полученных результатов.

Научный язык и стиль: Рецензенты оценивают уровень языковой грамотности и научного стиля публикации, а также понятность изложения и наличие ссылок на предыдущие работы.

Получение рецензий экспертов помогает авторам исправить недостатки и улучшить свою работу. Для научных журналов и издательств рецензирование является гарантией качества публикаций, позволяет определиться с актуальностью и релевантностью работы.

Преимущества рецензирования:	Недостатки рецензирования:
Повышение качества научных публикаций Улучшение научного диалога и коммуникации Поиск ошибок и неточностей Проверка достоверности исследования Определение научной значимости	Длительность процесса Субъективность оценки Возможность конфликтов интересов Потенциальное снижение мотивации авторов

Результаты рецензирования позволяют научным изданиям сформировать высокий стандарт качества и добиться международного признания. Кроме того, рецензирование способствует развитию научного сообщества, укреплению доверия к научным исследованиям и повышению их значимости и полезности для общества.

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё

Стандарт- это документ со своим жизненным циклом, в ходе которого может изменяться содержимое стандарта, его статус, выпускаться изменения и поправки к нему, он может быть заменен на другие стандарты.

Раа8 — платформа как сервис Р1аа8 — языки программирования как сервис; ТэааЗ — тестирование как сервис; ЭЬаа8 — база данных как сервис; ^аа8 — информация и управление данными как сервис; Э1аа8 — развитие и интеграции как сервис; Ктаа8 — управление знаниями как сервис.

В России давно задан вектор экономической модернизации страны за счет совершенствования информационных технологий, что основывается, в том числе, и на процессах развития глобальных общедоступных информационных сетей .

Так, процедуры, предписанные регламентом первого уровня, попадут в зону прямой ответственности руководителя, а действия рядового сотрудника — в регламент менее высокого уровня, например в инструкции, для которых предусмотрены иные требования к изложению и детализации обязанностей, прав и ответственности.

Как актуализировать локальные нормативные акты: инструкция для кадровика

В спомним, что к локальным нормативным актам (ЛНА) относятся не только «глобальные» обязательные документы типа ПВТР, инструкции по кадровому делопроизводству или положения об оплате труда, но и более «компактные», например, некоторые приказы и распоряжения, содержащие локальные нормы в сфере труда. Между прочим, за второй группой документов уследить гораздо сложнее. Мы рассмотрим способы поддержания в актуальном состоянии и тех, и других.

Когда нужно актуализировать ЛНА?

периодичность проведения аудита этого документа;
должностное лицо, инициирующее процедуру аудита;
основания ее запуска.

Есть и другой подход – ограничить действие документа календарным годом, тогда его окончание становится поводом для аудита ЛНА. Сразу скажем, что для ЛНА в сфере труда данный подход редко применяется. Ведь, как правило, такие документы принимаются всерьез и надолго.

К сожалению, в большинстве организаций не так пристально следят за системой ЛНА. Поэтому для начала нужно пересмотреть регламентирующие документы, которыми отдел кадров руководствуется в собственной работе: положения, инструкции, правила, порядки, регламенты.

Предмет проверки – соответствие утвержденного порядка фактическому и установленному действующими нормативными правовыми актами. Как правило, каждый год выявляются расхождения. Причины могут быть любыми: обновились технические или программные средства выполнения процесса, изменились традиции компании или просто были внедрены новые правила, ключевую должность в выполнении процесса занял новый человек с другими «талантами», поэтому какие-то обязанности с него сняли, а какие-то добавили.

Кроме того, бывают случаи, когда организация просто обязана пересмотреть свои ЛНА и внести в них корректировки. Обычно это связано с изменением законодательства.

О последних нововведениях в ТК РФ и требуемых в связи с этим изменениях ЛНА читайте статью «Проверьте свои ЛНА: топ-7 изменений, которые срочно нужно внести» в № 1′ 2020

В отраслях, где с нормами и правилами строго (например, банки или строительство), необходимо готовить изменения в ЛНА заранее, еще до вступления в силу новых нормативных актов, и вводить их в действие одновременно с «законодателем моды».

Еще один повод для актуализации своих ЛНА – изменение «действующих лиц», например:

наименования компании, ее адреса;
состава ответственных за исполнение ЛНА, к примеру, когда принято решение включить в экспертную комиссию технического директора.

Как «не потерять» ЛНА?

Хотя ЛНА можно утверждать подписью руководителя на нем самом (оформляется гриф утверждения), чаще это все-таки делают путем издания утверждающего приказа (тогда ЛНА оформляется как его приложение). В этом случае в распорядительном документе отражают:

с какой даты начинает действовать ЛНА,
кому и что в связи с этим нужно сделать,
какие старые документы в какой части перестают действовать.

В одних организациях регистрируют ЛНА, а в других принято регистрировать только приказы, их утверждающие (если вводится в действие новая версия ЛНА, то ее утверждают новым приказом, который опять же регистрируется). См. Пример 1.

Кроме того, чтобы не запутаться в версиях и изменениях конкретного ЛНА, можно вести к нему Лист регистрации изменений. См. Пример 2.

Пример 1. Отражение первоначального утверждения ЛНА и последующих изменений в нем в журнале регистрации приказов

Какие документы подвержены актуализации?

Актуализация документа означает его обновление или изменение в соответствии с новыми требованиями и нормативами, устанавливаемыми законодательством. Ошибки или несоответствие требованиям закона в документах могут привести к юридическим последствиям и потере доверия со стороны регулирующих органов, клиентов и партнеров.

Следующие документы часто подвергаются актуализации в связи с изменениями в законодательстве:

Устав организации — акт, определяющий правовой статус организации, ее цели и задачи, порядок управления и структуру.
Положение о руководителе организации — документ, регулирующий полномочия, обязанности и ответственность руководителя.
Положение о структурных подразделениях — документ, определяющий структуру организации и функциональные обязанности каждого подразделения.
Трудовой договор — документ, устанавливающий взаимные права и обязанности между работником и работодателем.
Рабочий регламент — документ, регулирующий порядок работы и взаимодействия между сотрудниками.

Кроме того, в актуализации могут быть задействованы и другие документы, такие как: уставные документы, правила и процедуры, положения о службе безопасности, финансовые и бухгалтерские документы, учредительные договоры и др.

Актуализация документов — важный процесс, который помогает организации быть в соответствии с требованиями законодательства и обеспечивает эффективное функционирование организации.

Внесение изменений в документ СМК и его пересмотр

Решение о необходимости внесения изменений в документ СМК принимает главный специалист по СМК, который руководствуется установленным в результате проведения анализа фактом о потери документацией СМК своей актуальности. За разработку этих изменений, как правило, ответственность несет то должностное лицо, которое разработало документ. Именно оно создает проект изменения и оформляет его в виде извещения об изменении по установленной форме. Это заявление-извещение должно быть составлено в письменной форме и подписано, после чего становится возможным непосредственное внесение изменений в документ СМК.

На практике используют следующие способы внесения изменений в документ СМК:

зачеркивание надписей, отдельных слов, строк, знаков сплошной тонкой линией;
закрашивание белым цветом (корректирующей жидкостью);
введение новых данных;
замена листов / страниц / документов;
введение новых дополнительных листов / документов.

Если в документ добавляют новый лист, то ему нужно присвоить номер предыдущего листа с добавлением очередной строчной буквы русского алфавита (например, 7а). Таким же образом можно поступать в случае добавления в текст нового пункта (подпункта, раздела, подраздела), таблицы, графического материала.

Пользователи документов СМК могут ознакомиться с изменением. Для этого им нужно обратиться к Журналу учета ознакомления с документацией СМК, в который вносят соответствующую запись. Там указывают дату внесения изменения и пункт / подпункт, в который вносится изменение. В настоящее время предприятия все чаще осуществляют рассылку по внутренней электронной почте уведомлений об актуализации документа СМК с приложением отсканированной копии измененной версии документа.

Исходя из требований целесообразности главный специалист по СМК может принять решение о пересмотре документа с большим количеством изменений. Пересмотр документа отмечается путем внесения следующего номера версии документа в нижний колонтитул титульного листа и присвоения нового номера версии в идентификационном коде.